摘要：通過管理規範的制定和實行，以形成管理運行的良好秩序是管理的基本手段和過程。信息化對管理規範化既有推動作用，也提出了支撐性的要求。面向信息化的深入發展，管理規範化應實現有效的功能拓展，以確保管理信息化穩步持續的發展，並提高管理規範化自身的質效。
關鍵詞：信息化；管理規範化；功能拓展
管理規範化，作爲組織管理制度化建設的有機組成部分，是組織管理的一項經常性工作。任何企業或政府部門要形成正規的管理秩序，長期保持健康穩定發展，勢必要經歷管理規範化環節。不同時期的管理規範化，有其不同的特點。面對信息化的特殊要求和有利條件，管理規範化需要在功能上有所拓展，以其與信息化的蓬勃發展相適應，同時實現自身的發展。
1基本概念界定
1.1管理工作規範
規範，作爲日常用語，一般是指對討論對象行爲的約束和限制。具體到管理領域，則是指對管理主體、客體及管理主體與客體交互作用行爲的約束和限制。本文所指的管理規範，主要是對管理主體管理行爲的明確而具體的規定。它與管理標準有所區別，後者主要是對管理業務目標、要求、範圍等的約束和限定。所謂管理工作規範，主要是指對於重複性管理活動的目標、程序，對每一工序的活動內容、方式、方法、工作標準、承辦者及其職責權利、考覈辦法等做出的明確具體的規定[1]。
1.2管理規範化
管理規範化，主要是指研究制定、推行並不斷優化管理工作規範的過程，以及該過程所指向的管理運行達到規範、有序、有效和可持續發展的狀態[1-2]。它是現代管理的基本方法，它是管理活動的基本內容，是形成和提升管理有序性的基本手段，是管理效能達成的基本保證，是管理成果固化的基本方式，也是管理質效提升的基本途徑。
1.3信息化
信息化一般與具體領域相關，它既指一個過程，也指向一定的狀態和目標。一般是指以信息技術發展與運用爲基礎，以信息資源開發與利用爲核心，以信息平臺建設與使用爲依託，以領域要素的信息改造和融合爲手段和支撐，實現領域形態轉向信息主導的持續過程和最終目標[3-4]。信息化通過信息技術的運用，促進領域信息活動效率的快速提升；通過對相關領域信息資源的開發和利用，實現信息資源和流程的整合和優化；通過信息平臺的建設和使用，爲領域業務活動的展開和效能提升提供技術支撐；通過領域要素的信息改造和融合，實現相應領域管理觀念、組織結構和運行方式的全面、系統轉變，並最終促使領域整體形態的信息主導。從本質上講，信息化通過信息技術的運用，實現了對領域信息活動的流程改造和優化，並通過信息活動與組織活動的內在聯繫，通過“信息技術運用—信息活動組織—組織活動設計”三者的持續互動，對組織整體產生了深刻的影響，使組織從思想觀念、組織結構、運行機制等各方面呈現出信息特色。
2管理規範化的基本功能
作爲對管理者所展開的管理活動的約束和限定，作爲對管理運行流程、方式、方法的系統設計，作爲管理理論與管理實踐有機銜接的重要環節，管理規範化傳統上具有以下六個方面的基本功能。
2.1管理秩序的形成和提升
管理秩序是管理工作有效展開的基礎。通過管理體制設計和推行，組織建立了基本的管理秩序，各級各層次的管理者被賦予一定的職責、權力，部門間也確定了相互聯繫和協同作用的基本關係，爲管理運行提供了基本的框架。管理規範化在管理體制和組織結構設計的基礎上，通過管理工作規範的設定，使管理者的管理行爲受到約束和限定，它與管理標準化一起，使組織的管理主體、客體總體上按照既定的標準、規範展開活動，對管理運行秩序的形成、維持提供了基本的保證。同時通過持續的規範化活動，能夠持續穩步地提高這種管理運行秩序。
2.2管理知識的匯聚和傳承
管理規範化的基本活動包括：“管理工作研究—管理工作規範設計—管理工作規範施行—管理工作研究”的循環過程。其中的管理工作研究既包括對管理工作規範實施情況的評估與反思，也包括對管理工作規律的認識和總結，更包括對先進管理理念、理論、方法與技術的學習和運用，事實上就是一個管理知識的匯聚過程，其結果就是形成規範、有效的管理知識。通過規範的設計、更新和實施，使這些體系化了的、規範而有效的管理知識得以傳承。
2.3管理效能的保持和優化
從管理規範化的作用機理[5]可以看出，管理規範化通過管理規範的制定和實施，既儘可能地實現了管理活動的相對穩定性和有序性，同時也確保了管理運行於管理目標的有效性，並穩步朝向以組織結構所限定的管理效能最大化前進。管理規範化實際上是通過對組織目標可行的實現路徑進行選擇、優化，並以規範的形式加以固化並推行，而實現對管理效能的保持。通過持續的管理規範化活動，促使管理效能穩步地提升，直至達到組織結構所限定或規定的效能最大值。
2.4管理活動的評價與監控管理
規範化之管理規範，不僅僅包括對管理者管理行爲的限定和約束，更包括管理的目標及其分解，包括對管理目標達成的效能評價標準和方法。因此，管理工作規範作爲管理規範化的核心成果，它還爲管理活動的評價與監控提供了基本的標準，在一定意義上具備管理活動的評價與監控功能。
2.5理論與實踐的互動平臺
從理論與實踐互動的角度來看，管理規範化通過管理工作研究，一方面實現了對現實管理活動中規律性知識的挖掘，爲管理理論的發展提供了養料，另一方面通過先進管理理論與技術的學習與運用，使理論與實踐在經驗基礎上形成了有機聯繫，在管理工作規範的實施過程中得到了檢驗，通過管理規範化的持續推行而得到鞏固、發展和提升。爲此可以認爲管理規範化還是管理理論與管理實踐實現持續互動的良好平臺。
2.6管理機制的創建與優化
管理機制，與管理體制和管理組織結構一起，構成組織管理的有機體系。作爲管理運行具體方式、方法和路徑及其組合，管理機制是組織管理體系不可或缺的重要環節，直接對應和決定了組織管理系統的效能。而管理規範化的基本過程，正是這種管理運行機制形成的核心過程。管理規範的設計和推行，是在管理體制和組織結構設計的基礎上，進一步實現了管理運行的設計，使管理運行更加具有穩定性和確定性，使具體管理行爲有規可依、有方可行、有據可評，減小和降低管理行爲的不確定性。管理體制和組織結構確定了管理的職能區分和職能關係，明確了不同職能和部門在組織運行過程的責權範圍，在此基礎上，管理規範化對管理具體如何展開和實施，如何穩步達成管理目標的內在機理和模式進行了明確、規範，實際上實現了對管理運行機制的設計。爲此，管理規範化，又可稱之爲管理系統運行機制構建過程。它是組織管理制度設計的末端和重要環節。綜上所述，管理規範化源於人類活動認識與實踐的有限性，建立在對管理實踐與管理理論有限性認識的基礎上，人們通過管理工作規範的設計和推行，使管理運行相對穩定而有效地實現管理目標，並通過對管理工作規範的持續更新，使管理運行的效能得到穩步提升，直至達到管理組織結構所限定的組織管理的最佳效能的過程。圍繞管理秩序的維持、管理效能的提升、管理機制的構建等，管理規範化具有六項基本的管理功能。
3管理規範化與信息化的相互關係
從信息化的概念及分析，容易看到，信息化是一個持續的過程，它建立在對組織從體制、結構到運行的建模基礎上的，通過信息活動的激化和強化，並通過信息活動與組織其他活動的持續、有機和高效的互動，實現組織信息效能的提升和優化，並進而轉化爲組織整體效能的躍升和強化。信息化使信息活動異常活躍的同時，也因信息活動的廣泛性、深入性和信息自身的性質，促使事物之間更加廣泛、多樣而近似實時的聯繫，它一方面爲組織活動的有效開展提供快速、精確、高效的信息保證，信息獲取的便利性、實時性，使面向現實和未來的不確定性得到了最大程度上的消除，爲組織系統運行有序性的提升奠定了基礎；另一方面，它所帶來的事物（事務）間聯繫的多樣性、緊密性、實時性和不確定性，使得管理面臨異常複雜和不確定性的環境和條件。當然，信息化對管理及其規範化的支撐作用也會表現在對其活動效率和效能的提升上。概而言之，管理規範化與信息化之間的關係主要有以下四個方面。
3.1信息化以規範化爲基礎
信息化，特別是信息資源的開發和利用、信息平臺的構建和使用，需要建立在管理業務流程的標準化、規範化基礎上。沒有對管理活動的統一理解，沒有對管理信息活動的規範化，就難以構建統一而規範的信息流程，也就難以進行深入、系統的管理信息資源開發，就難以構建有效而完備的管理信息系統，基於不同語義基礎和數據表達標準的管理信息平臺之間難以實現信息的有效互通和互操作。同時由於信息活動是組織業務活動和管理業務活動一個側面的反映，它的標準化與規範化，勢必要引起管理業務活動本身的規範化、管理對象的標準化，以與之相應。只有適度規範化、標準化的管理運行行爲，才能使信息化的效能得到有效發揮，否則，難以使管理信息化的效能發揮出來，甚至反而會導致管理整體效能的下降。所以通常而言，信息化總要以業務活動的標準化與規範化爲基礎，只有理順管理運行行爲，統一人們對管理運行路徑和方法的認知，才能組織信息技術的運用、信息資源的開發、信息系統的運用，進而沿着信息主導方向從組織結構到運行方式的全面調整甚至變革。
3.2信息化對規範化的特殊要求
信息化通過人、物、信息、事之間關係的強化，使得人與人之間、物與物之間、人與物之間的相互關係產生越來越緊密、廣泛而深入的關係，這種不斷緊密的關係超越了個人和單個物品，超越了組織之間的間隔，甚至超越了一般的國與國之間的距離，這種持續擴展和膨脹的相互關係，使得管理面臨日益複雜和不確定性的環境。這種複雜和不確定性變化集中體現在管理環境變化的多樣性、快速性，以及變化的不確定性上。它要求管理建設與發展必須有效應對這種環境的變化，具備高度的適應性。這一方面要求管理目標必須能夠響應多樣化的社會需求，同時組織更需要根據環境變化和自身條件，重新選擇和調整自身的發展目標，這種目標的選擇往往具有高度的不確定性。目標的多樣化、快速變化和不確定性，對管理的組織結構乃至管理運行的具體方式都提出了新的要求。阿什比的“必要的多樣性”定律指出，管理系統的複雜性需要與管理對象系統的複雜性相適應。作爲管理活動的有機組成部分，管理規範化活動理應爲管理活動的環境適應性提升提供技術支撐。
3.3規範化對信息化的支撐作用
管理規範化作爲對管理主體行爲的系統化約束，作爲對管理運行的持續優化，對信息化乃至管理的信息化起到十分重要的推動作用。一是爲信息化的發展提供“規範”支撐。信息化無論是對於單個社會組織或者整個社會而言，都是一個漸進的、持續的過程。管理信息化的階段性成果需要通過管理運行得以體現，也只有人們廣泛運用信息技術、信息系統、信息資源，使之真正成爲管理活動的有機組成部分和管理效能提升的推手，纔可以說組織或社會正處於信息化的進程之中。這種在運行上的體現過程正需要管理規範化這種管理運行設計手段加以保證。通過基於信息流程優化的管理運行再設計和持續優化，使管理信息化以某種強制的形式加以推行，爲信息化的快速展開和取得效果奠定基礎。二是爲適應信息化所帶來的環境變化提供“動態規範”支撐。以管理環境變化的多樣性、快速性和不確定性爲特徵的管理複雜性，倒逼管理自身的複雜性。管理規範體系本身就是有效的確定性的組合體。要適應管理環境的複雜性，管理規範體系自身也必須通過某種方式提高其複雜性。從目前來看，主要通過管理規範的模塊化和管理規範組合的多樣化來實現這種管理的適應性。針對管理環境的複雜性要求，通過將管理活動區分爲基本的管理活動和基本管理活動的組合，將管理規範化的規範設計過程，進一步延展爲對基本管理工作規範的模塊化設計和對管理規範模塊運用的規則設計。針對穩定性更強的基本管理業務工作，仍然按照傳統的管理規範化的思路進行規範設計，以形成基本的管理運行規範模塊；針對基本管理業務工作的組合，則更加側重於基本管理規範模塊的組合方式和規則的設計與推行。以此種方式構建動態的管理規範體系，就可以實現對管理複雜性要求的動態適應。通過持續的管理規範化進程，可以使這種模塊化的、動態組合的管理規範體系更加合理而有效。
3.4信息化對規範化的支撐作用
信息化的深入發展，帶來的是信息活動成本的極大降低和信息活動效能的極大提升，而管理活動的主體就是信息，管理規範化的關鍵———管理工作規範體系的設計，其主要過程也是信息過程。因此，信息技術、信息資源、信息平臺等等信息化的要素，勢必對管理規範化活動產生較大地促進和支撐作用。具體表現在：一方面它爲管理規範體系的更爲精確、合理地構建提供信息和方法支撐。在信息方面，它能爲管理工作研究提供更爲豐富而便利的信息支持。通過互聯網能夠獲取關於先進管理理論、理念、技術方面的信息，通過信息系統的運用，也使管理工作研究建立在豐富的現實數據基礎上，使管理工作研究成果更具針對性；通過仿真、模擬技術的運用，可以更爲快速、有效地輔助管理工作研究，大大提升管理工作研究的質效。另一方面，它可以使管理規範化的形式更加靈活、多樣。以往的管理規範體系，大多以紙質的管理工作流程圖的形式或懸掛於牆上，或收錄於書本、手冊中，不便於學習、掌握和更新。信息化所提供的先進技術和方法可以使管理規範體系電子化，從而依託EDA、PDA等終端設備，可以實現管理規範查閱、學習、反饋和更新的實時化、動態化和多樣化，也便於管理規範的遵循，促進了管理規範相關知識與管理實踐的互動，促進了管理理論與實踐的循環速度和效率。
3.5信息化與規範化的相輔相成關係
通過以上的分析，容易看到，信息化實際上實現的是將信息技術優勢轉化爲信息資源優勢，進而將信息資源優勢轉化爲組織信息優勢、組織整體優勢的過程；管理規範化實現的則是將管理的有序性轉化爲適應的.穩定性，並通過穩步改進，提高管理活動有效性的過程。兩者之間的關係事實上是相輔相成的關係。其中管理規範化是信息化的基礎，爲信息化成果的鞏固和持續推進提供支撐、創造氛圍；而信息化反過來既要求管理規範化具有動態適應性，又爲管理規範化的效能提升、功能拓展提供了重要基礎。兩者相互作用、相互協同，共同推動管理在新時期面向科學化的持續進步與發展。
4管理規範化的功能拓展
總體來看，信息化要求管理規範化的支撐，又對管理規範化提出了新的要求，同時還給管理規範化提供了必要的技術支撐。這些都使得管理規範化相比較於以往，在具體管理運行的內容和方式上呈現不同的特點，促使管理規範化的功能拓展。具體有以下四個方面。
4.1技術運用的必要環節
先進技術的學習與運用，是管理工作研究的重要方面。在當今信息化深入發展的時期，管理先進技術層出不窮，爲管理效能提升提供了大量的機遇，這就爲管理規範化在技術運用方面的功能發揮奠定了基礎。技術運用必須與管理實際相結合，在管理工作研究對管理實際進行歸納、總結的基礎上，運用信息技術提供的方法和技術，綜合討論先進技術在管理領域運用的可能行、可行性，研討適用的方式、方法和策略，並統一管理思想，融入到管理運行規範的設計中，通過管理運行規範實施環節，在固化技術運用的同時，發掘新技術運用的其他潛力和找出存在的問題，並在新一輪的管理規範化進程中加以解決。
4.2知識管理的基礎平臺
知識管理是現代組織管理的重要內容。管理規範化作爲理論與實踐的交互載體，一方面強調先進理論與技術的運用，另一方面也強調管理經驗的歸納、總結和提高。通過管理規範及其體系的構建和完善，實際上完成了管理知識的一種挖掘、顯化和體系化的過程，它既是理論研究材料的重要來源，也是組織內部管理知識的重要來源。通過管理工作研究和管理工作規範設計，進一步促進了知識的收集、規範和共享，是知識管理的基礎平臺。
4.3組織學習的重要載體
組織學習是組織適應環境的必要手段。管理規範化通過管理工作研究，蒐集、整合不同個體和渠道來源的關於組織管理環境的複雜性信息，進而與組織管理內部狀態結合起來，加以分析和研究，爲組織戰略調整和組織結構調整提供原料，並通過管理工作規範的設計爲前者的制定、調整提供支撐。從以上來看，管理規範化，特別是管理工作研究過程，實際上就是組織學習的重要過程。這一過程通過規範的制定與實施的反覆循環將學習與實踐有機結合起來，是學以致用的有效形式。
4.4長效機制的構建路徑
組織學習是組織適應環境變化的有效手段，其關鍵還在於形成和完善組織適應環境變化的良性、長效機制。以管理規範化爲基礎，可以有效構建這種長效機制。一是針對環境的動態變化，可以通過管理規範體系內部要素的動態整合，實現管理自身的多樣性。二是通過對管理工作研究自身的規範化和技術強化，提高管理規範體系的精確性、可操作性和先進性，提高管理規範指導管理實踐的針對性和有效性，進而提高管理的環境適應能力。三是通過管理規範化的持續、動態循環，使管理規範及其體系持續處於動態變化之中，以確保其適應性。通過強化管理工作研究、強調管理規範要素的動態組合、強調管理規範的動態更新，能夠形成組織環境變化的長效機制。
5結論
管理規範化是促使管理業務工作規範有序開展、穩步達成管理目標，並使管理效能穩步提升的基本過程。管理規範化一般而言，具有管理秩序的形成和提升、管理知識的匯聚和傳承、管理效能的保持和優化、管理活動的評價與監控、理論與實踐的互動平臺、管理機制的創建與優化等六項基本功能。面對信息化的適應性要求，以及信息化對管理規範化的推動作用、管理環境的變化要求，管理規範化在技術運用、知識管理、組織學習、長效機制的構建等方面具有功能拓展的潛力。爲進一步推動管理規範化的深入發展，還應在管理規範化的指導理論上求突破、在業務管理規範體系的適應性建設上求發展、在信息技術手段運用上求創新、在管理適應環境變化的長效機制構建上求深入。
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