述職報告的外在結構是格式化的，包括標題、稱謂、正文和署名四部分。
（一）標題。
1．單行標題：“述職報告”或者“在……（上）的述職報告”。
2．雙行標題：正題寫主題，或者寫述職報告類型，前者如《加快改革開放和現代化建設步伐，奪取有中國特色社會主義事業的更大勝利——在中國共產黨第十四次全國代表大會上的報告》和《繼往開來，與時俱進，全力以赴向國家級示範性高中衝刺——在××中學第二屆教職工代表大會第四次擴大會議上的述職報告（1999—XX年度）》，後者如《政府工作報告——XX年××月××日在第七屆市人民代表大會上的報告》；副題寫述職場合，見上述例題。
（二）稱謂。稱謂是報告者對聽衆的稱呼。稱謂要根據會議性質及聽衆對象而定。“各位領導、代表”。稱謂放在標題之下正文的開頭，有時根據需要在正文中間適當穿插使用。稱謂一般採用提行的寫法。要用“謝謝大家”等禮貌語言。如一篇在教職工代表大會上述職報告的稱謂：“尊敬的各位領導、來賓，全體教職工代表，全校教職工同志們”。
（三）正文。述職報告的寫法依據報告的場合和對象而定，一般來說採用總結式寫法，共分四部分。
1．基本情況。履行職責的基本情況，用平直、概括、簡短。用最精練的文字，概括地交待，如主要情況、時間、地點、背景、事件經過等。
（1）工作過程。
（2）內容概括（成績、經驗爲主）。可以將總結出來的規律性的認識、主要的經驗或教訓、主要的成績或存在的問題用簡短概括的文字寫出來。
（3）主題認識。這樣，聽衆在對報告的全貌有一個大致的瞭解，也能夠統領全篇，激發聽取的興趣，啓發和引導聽衆積極思考。
下面是一篇在教職工代表大會上述職報告的開頭，略顯單調了些：“已經過去的1999—XX年度，是我校歷史上的'第9個年度，是“三三”設想的最後一年。在上級領導的關懷下，全校師生員工拼搏奮進，基本實現了“三三”設想的目標。在此，我向爲學校發展付出了無數心血的領導們、同志們道一聲：謝謝！現在，我向大會作1999—XX年度述職報告，請予審議。”
2．成績經驗。自此以下包括問題教訓和今後計劃共三部分，要分出層次來分析證明主題，這才能條理分明。
層次安排方法，一般採取橫向排列（各層次獨立性強，共同論證主題的正確）。
每一層次都要有一個小的主題，寫成層義句。層義句，一般寫在層次前面，或者每一層次前後都要寫出，也有的層義句寫成了小標題。可以是口號（主題句）的反覆。層次中間要恰當運用材料。如上例在教職工代表大會上述職報告的五個層義分別是：
一、加緊進行迎接國家級示範性高中評估的準備工作。
二、圍繞教學中心工作，進一步提高了教改、科研質量。
三、重視並努力推進教育信息化、現代化，現代教育技術的運用取得了一定的質量效。
四、繼續擴大開放，加強對外合作交流。
五、進一步改革創新，狠抓教職工隊伍素質提高。
六、加強班子建設，並努力提高我個人的思想、能力素養。
