【摘要】電算化是醫院實現化治理的一個重要手段。本文通過當前我國醫院電算化的,結合其的趨勢,提出了一系列完善措施。
一、當前我國醫院會計電算化過程中存在的題目
(一)醫院對會計電算化工作重視程度不夠
我國財政部明確規定到2010年,全國要有80%以上的基層單位基本實現會計電算化,但在有些地區醫院,會計電算化開展的程度非常低,究其原因,其中一個重要因素是單位部分領導和會計職員對會計電算化工作的重視程度不夠。部分領導存在着一種“重硬輕軟”的思想,重視對硬件的投資而忽視對軟件的投進,甚至有些單位使用盜版的財務軟件。部分會計職員也以爲會計電算化是一個形式,以至於有些醫院花錢買了軟件卻沒有真正使用好。事實上,實現會計電算化不僅僅是記賬技術的革命,而且對於會計學科本身也是一次大的革命,可以使會計職員能從繁瑣的記賬、算賬、報賬的苦海中解脫出來,將更多的時間和精力用於資金治理、資金分析、資金評測中,進一步深化會計職能。
(二)財務軟件沒有體現內部控制觀念
現行的財務軟件固然具有操縱員權限限制功能,但是可以設置幾個不同的操縱員,通過轉換操縱員姓名來進行不同的會計操縱,從而使得權限治理形同虛設。例如,記賬憑證錄進職員可以通過改變操縱員姓名對憑證進行審覈,使審覈功能流於形式。另外,各功能模塊之間缺乏牽制,即使“明細賬”和“總賬”不符,也依然可以報出財務報表這樣輕則易造成財務信息錯弊,重則會造成違反財經法規現象的發生,給醫院治理帶來隱患。
(三)數據的保密性和安全性差,存在很多安全隱患
目前,我國醫院會計電算化面臨以下風險:1.實際操縱中存在風險。主要表現在制訂措施不全或缺乏有效監視,導致玩忽職守的現象時有發生;2.機維護過程中存在風險。如缺乏必要的防病毒意識和措施,對利用計算機犯罪知之甚少,缺乏相應的控制措施;3.會計檔案形成和保管過程中存在風險。如沒有及時備份、或備份數據沒有定期檢查,憑證、賬簿沒有及時打印等。
(四)財務信息化使得利用計算機犯罪成爲可能
實行網絡治理後,單位會計資源實現共享,這就給予某些通曉網絡知識且別有專心的人利用計算機犯罪提供了機會。再則,計算機對磁場、灰塵、過高或過低的溫度十分敏感,可能會因此導致計算機出現錯誤,出現丟失或破壞數據的現象。假如不對計算機系統實施特別的安全監控措施,會計數據的可靠性和完整性就無從談起。
(五)缺乏合格的會計電算化專業職員
由於會計電算化是一門融計算機學、管、會計學、信息學於一體的邊沿學科,固然大多數會計職員已接受計算機等級培訓,但與實際還有較大的間隔,具體表現在以下幾個方面。1.複合型人才欠缺。目前既懂醫院會計又熟悉計算機的職員相當少,這勢必會我國醫院會計電算化的進程。2.會計電算化培訓滯後。計算機的發展可以說是日新月異,在短短的幾年時間內,硬件和軟件操縱系統都發生了質的變化,而目前的教材卻是幾年前的,會計職員通過培訓所學的知識回往後卻無用武之地。3.會計職員的後續中缺乏會計電算化內容。會計職員的後續教育中,並沒有將會計電算化作爲一項內容來培訓,致使會計職員缺乏再培訓和定期考覈的機會。
二、醫院會計電算化的發展趨勢
網絡會計將是未來醫院會計電算化發展的方向。所謂網絡會計是指在互聯網環境下對各種交易和事項進行確認、計量和表露的會計活動。它將以其先進性和對環境的適應能力,成爲醫院會計電算化發展的必然趨勢。
第一,會計數據的載體由紙張變爲磁介質和光電介質載體,從根本上消除了信息處理過程中諸多分類與再分類的'技術環節,利用同一基礎數據可實現信息的***重組,從而爲會計數據的分類、重組、再分類和再重組提供無窮的自由空間。
第二,會計數據處理工具由算盤、草稿紙變爲高速運轉的計算機,並且可以進行遠程計算,使醫院的會計職員從傳統的日常業務中解脫出來,進行財務數據的深加工,注重信息的分析,爲醫院經營治理決策提供高效率和高質量的信息支持。
第三,會計信息輸進輸出模式由慢速、單向高速、雙向轉變,使得雙向輸進輸出成爲可能,而且能適應網上交易的需要,實現適時數據的直接輸進輸出。
三、完善電算化的對策建議
(一)單位領導進步對會計電算化的熟悉
會計信息系統是一項需要長期的不斷投進和支持的軟件工程,並不是有錢、有軟件就行了,而是要符合醫院運行的治理思想, 需要醫院領導的直接參與, 全體職工的配合和病人的理解, 只有這樣,整個工程才能夠順利地進行下往。
(二)加強醫院會計電算化系統的內部控制
會計電算化的使會計覈算和會計治理的環境發生了變化,給醫院的內部控制帶來了很多新,因此,建立一套適應醫院會計電算化系統的內部控制制度勢在必行。可以把醫院電算化內部控制分爲治理控制和日常控制。
1.治理控制。治理控制主要是對機會計系統涉及的各個部分和職員而言的,通過治理控制,可以使各個崗位各司其職,協調和理順他們間的關係,使舞弊和犯罪的機率減少到最低。它包括:(1)建立完善的內部組織機構,如:可設置會計主管、微機操縱、審覈記賬、系統維護、數據等崗位,形成相互稽覈、相互監視、相互制約機制;(2)完善系統操縱控制,如:建立完善的計算機操縱治理制度,明確職責、操縱程序和留意事項,以保證系統的正常運行;(3)加強系統安全控制,如強化密碼機制、制定防病毒措施、認真做好數據備份等等;(4)對會計電算化系統應開展全程內部審計。
2.日常控制。日常控制是指會計電算化系統運行過程中的經常性控制,目的是最大限度地保證醫院財產物資的安全完整,使反映的活動情況正確可靠,達到預期的治理控制目標。它包括:(1)採用的會計覈算軟件應具有防範會計數據輸進差錯的功能,能夠通過平衡關係控制、科目對應關係控制、憑證連續編號控制等來自動檢測數據的正確性;(2)系統要有數據必須經審覈後才能登賬的控制能力,要有防止或及時發現在處理過程中數據丟失、重複或出錯的控制措施;(3)採取各種輸出控制及審批措施,保證打印輸出的賬本、會計報表及其它會計資料正確無誤;(4)妥善保管存有會計信息的磁性介質或其他介質,存放地點應防高溫、防漏、防塵、闊別強磁場,並定期進行檢查和複製,堅持雙重備份制度,防止會計檔案丟失。
(三)進步會計職員業務素質,完善各項規章制度
實行會計電算化,對會計職員的業務素質提出更高要求,除有較高的專業知識水平外,還要熟練把握計算機基礎知識並正確規範地運用於日常的會計事務中。在實行會計電算化之初,爲確保系統安全有序運行,充分發揮計算機的潛能,我們把進步會計職員的計算機水平作爲工作的重中之重,制定具體措施,根據崗位分工情況、會計職員把握計算機知識層面情況,分層次針對性地進行系統培訓,在規定的最短時間內取得軟件使用上崗證,會計職員都取得中級以上計算機應用能力考覈證書,使之成爲既精通會計又精通計算機的複合型高素質人才,確保了會計電算化工作的正常運行。同時制定了一系列的會計電算化規章制度,保證硬件、軟件的安全運行。
(四)醫院會計職員與治理者應積極尋求與會計的趨勢相適應
我國加進WTO後,醫院面對日趨激烈的國際化競爭,必將迫使會計職員和醫院的治理者以開放的眼光來構架新一代的醫院會計電算化系統和醫院的治理信息系統,併爲適應網絡會計的需要打下堅實的基礎。而醫院參與競爭所發展的網上醫院和遠程醫療服務將更多地依靠於虛擬的網絡,這對醫院的會計電算化提出了更新的要求。它將促使會計職員必須懂得信息技術、網絡技術、軟件開發與設計和軟件操縱等一系列新的技能和知識。不僅要把握國際會計和,而且要有較高的外語水平;不僅要具備有關猜測、決策的基本知識和方法,而且應具有較強的邏輯推理和分析判定能力。
(五)充分發揮審計職員的監視作用
查錯防弊一直是審計工作的一項重要職能,電算化會計信息系統進步了審計職員的工作難度,傳統的工作方式已不適應需要。建議審計職員對付計算機舞弊可以從兩個方面着手:一是根據財經法規,通過對會計資料的直接審計查出會計信息錯弊;二是通過審覈和評估內部控制系統,對數據處理的重要環節和流程進行檢測,發現系統的弱點和不足,提請被審計單位改善,同時通過完善內部控制系統來預防、查處計算機舞弊活動。
