由於檔案館本身的性質和任務，決定了它具有廣泛的社會功能：即它不僅有保存和積累國家檔案財富的功能，還有向社會傳播檔案信息、承擔宣傳教育，爲社會的經濟、政治、科學、文化等各方面服務的功能。爲社會服務是一個既古老又現實的問題。由此，引發了筆者對新時期更好地發揮國家綜合檔案館社會功能的幾點思考。
一、集中優勢力量，加強綜合檔案館的建設
綜合檔案館是按行政區域設置的收集和永久保管多種門類的檔案和有關資料，並向社會提供利用的機構。它更是面向社會，面向大衆，爲本地區廣大羣衆服務的信息中心和文化陣地。目前，我國各級各類檔案館有３５７４個，保存着整個國家各種門類各種載體的檔案，總館藏量１保罰兌詼嗑恚熂牎Ｔ謖飧齙蛋腹萃中，國家綜合檔案館有２９８０個，其他門類的檔案館有５００多個。這樣一個龐大規模的檔案網絡體系，需要多少資金，耗費多少人力、物力才能支持它的持續發展呢煷謐型期的國家或地方，用於發展提高綜合國力的資金是非常有限的。而檔案館是社會公益性事業單位，資金的投入主要是依賴國家。如果不突出重點，不管它發揮的作用大小，也不管它是否與當地的經濟發展相適應，一味地強調檔案館要上規模、上檔次，將有限的資金一點一點地分割，將對綜合檔案館的進一步發展構成威協，同時也會影響其他各級各類檔案館的發展，其最終結果將影響到整個檔案事業的向前發展。
傳統管理模式上追求檔案館小而全的觀念，造成佈局不合理，投資分散的現象，使資源得不到優化配置，儘管基層檔案工作者付出了很多辛勞，卻難以發揮它的社會功能，也很難長久立足於社會。
綜合檔案館，特別是省市以上的檔案館，無論是在豐富的館藏、技術裝備、管理水平，還是在人員素質與結構方面都是其他各級各類檔案館無法比擬的。我們應該充分利用它的綜合優勢，集中力量建設好大中型綜合檔案館，發揮其中心館的效應，以它們爲龍頭，實行名牌戰略，帶動其他各級各類檔案館的發展，從而贏得政府的支持，社會的認同，推動檔案事業的向前發展。
評價我國檔案事業，不能僅僅停留在檔案館的數量上，而要看它是否與經濟發展、社會的需求相適應，它的佈局是否合理，是否有利於檔案的保管和利用，是否有利於檔案館功能的發揮。在我國經濟建設的歷史中，經常出現片面追求數量，而忽視質量的問題。當前，在我們檔案館的佈局上也要予以高度重視，要注意它的科學性、合理性，避免出現小而全，投資分散，功能不全的狀況。投資要儘量集中，保證重點，使其效益充分發揮，並帶動其他各級各類檔案館的發展。這也符合國家抓大放小的方針。對於一些部門檔案館、專業檔案館、或產生檔案數量不多、結構單一的地區應少設，或不設檔案館。避免出現爭相設立部門和專業檔案館的傾向。過於龐大、過於分散的佈局，一方面使資金使用分散，造成人、財、物浪費，另一方面將使一地區形成的有價值的檔案保存過於分散，不利於檔案信息資源的合理流向；也會使綜合檔案館館藏內容仍侷限於“黨政檔案”，造成結構單一，與綜合檔案館名實不符，難以發揮其社會功能。因此，國家檔案行政管理部門要充分認識這一點，同時要爭取國家在政策導向，資金投入上向綜合檔案館傾斜，以保證檔案事業的持續發展。
二、加強綜合檔案館館際之間的橫向聯合，形成合力
加強綜合檔案館的橫向聯合，形成規模效應，將豐富的檔案信息，以整體優勢向社會提供服務，將更顯綜合檔案館的實力。
我國不同檔案館的檔案信息資源的構成狀態，無論是數量上，或是質量上都存在很大差異，但各自又有自己的特點、各自的優勢，如果加強橫向聯合，發揮各綜合檔案館館藏的綜合優勢和互補效應，打破區域界限，從更廣闊的空間加強聯繫，提供綜合服務，聯合開發檔案信息資源，實現檔案信息交流的最大流量和最佳服務，使檔案的利用向廣泛、縱深發展，那麼檔案館的社會功能也將得到充分發揮。我們可以通過建立檔案館網、或以檔案信息服務集團的方式，實現檔案信息資源的交流與協作，形成合力，爲今後加入社會的信息網絡打下基礎。
三、優化館藏檔案結構，提高館藏檔案質量
目前各級各類綜合檔案館的檔案，普遍存在着精蕪混雜，結構不合理的問題。儘管在１９８６年２月７日國家檔案局制發的《各級國家檔案館收集檔案範圍的規定》中規定了收集建國後檔案的範圍，但實際上，館藏檔案中各級黨政機關、羣衆團體產生的文書檔案多，科技檔案、專門檔案極少。使其名爲綜合性檔案館，實爲黨政機關檔案館。加之，還存在着大量重複的檔案及長期卷檔案沒有及時進行鑑定。這一系列問題嚴重影響了檔案館功能的發揮。
雖然政府的檔案可以看作不只是政府機構的歷史記錄，而且是一種重大的文化和科學的信息資源，在國家信息系統中，機構成了其中一個有意義的、基本的和對各方面都有用的要素具有廣泛的利用價值，但是，檔案作爲人類社會歷史的真實記錄，它應該包括經濟、政治、科學、文化等各個方面的內容，即包括國家歷史發展的全貌，是國家和人民集體記憶的關鍵。因此，如果只偏重某一方面，而弱化其它方面，其結果必然造成這樣的社會記錄是一個不完整的記錄。“檔案不僅要涉及政府的職責和保護公民的個人公益，而且更多的還應爲他們提供根源感、身份感、地方感和集體記憶。”這個重任應由國家綜合檔案館來承擔。爲此，綜合檔案館應增強優化館藏檔案種類、結構的意識，正確認識處理檔案完整與精煉的關係，拓寬收集面，從不同的方面反映一個國家、地區發展變化的全過程，同時從規章制度上減少重複文件進館，切實加強檔案的鑑定工作，以豐富優質的館藏資源爲社會服務。
四、加強人才培養和人才儲備
社會的發展，科學技術的進步，使檔案工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生了很大的變化。人們可以注意到“根據國家概念建立起以司法棗行政管理爲基礎的檔案工作，向建立在更廣泛的公共政策和利用基礎上的社會文化檔案概念變化”。“檔案工作由保管、記錄活動的證據，變爲確保這種證據的確實產生，進而確保上述活動本身有可信證據作爲證明。檔案人員也因此由消極的文獻記錄保存者，變爲檔案遺產的積極塑造者，從不僅僅繼承公正的、不帶偏見的保管者，變爲在檔案形成過程中，明確歷史責任感的積極干預者。”
這一系列的變化迫使我們儘快地調整自己，迎接挑戰。迎接挑戰的關鍵是提高檔案工作者素質。各級檔案館的領導已經越來越意識到，人才素質和人才結構在工作中的重要性，紛紛計劃招聘人才，引進高層次的人才，而且也注意到了人才結構的合理性，但還有一個值得重視的問題，那就是現有的檔案人員怎麼辦熕們面臨着知識的老化、新技術知識較爲貧乏的問題。這使檔案工作跟上社會的發展節奏，滿足社會的需求，受到了一定的制約。爲此，加強檔案館現有人才的繼續教育是目前和今後一段時間內一項刻不容緩的'工作。
五、樹立正確的檔案工作效益觀
綜合檔案館作爲科學文化事業機構，其在社會主義的物質文明和精神文明建設中是大有作爲的，它的效益也應該是突出的。因爲保存檔案的目的不是爲了謀求利益，獲得利潤，而是爲了造福於人類，爲人類社會的生存和持續發展創造某種基本的條件，決定了檔案館的工作效益最終大多表現爲社會效益。
在新的經濟形式下，檔案工作配合國家的中心工作，爲經濟建設服務，這是勿庸置疑的。但是爲經濟建設服務本身的內涵是十分豐富的，它包括很多方面。我們不能一提到爲經濟建設服務，就狹隘地與獲得多少經濟效益劃等號。企業中保存的科技檔案、技術資料可直接參與經濟建設，在利用中創造經濟效益，這是我們要體現的，
但是我們不能因此而片面強調檔案館的各項服務工作都去追求經濟效益，而忽視它的社會效益。事實上，檔案館的工作更加貼近科學、文化、教育、歷史研究等領域。
六、社會的發展是綜合檔案館社會功能充分發揮的重要條件
任何行業的發展都離不開一定的動力、條件和保證。檔案事業的發展，綜合檔案館功能的發揮也不例外。社會的發展、經濟的繁榮會促進社會對檔案信息需求的增長，同時也會帶動檔案事業的向前發展。應該說社會信息需求和全民檔案信息意識，是影響檔案館功能發揮的一個重要因素。但是，歷史的經驗告訴我們，檔案事業的發展相對於經濟的發展要滯後一段時間。爲此，我們應該意識到，社會主義市場經濟的建立、科教興國戰略的實施、知識經濟的即將到來，並不意味着國家在短期內會大幅度的增加對檔案館的投資。況且，社會主義市場經濟體制本身的完善還有一個過程。綜合檔案館社會功能的發揮，是一個複雜的系統工程，它涉及到國家經濟發達程度、國家方針政策、社會對檔案信息需求，檔案館自身的業務建設等諸多方面，單就某一方面工作的改進和完善是難以奏效的。因此，應該正確理解和認識檔案工作效益滯後的特點，找準檔案工作的定位，實事求是地評價檔案館工作。
