飯店的籌備是在集團營運中心監控下,飯店事務部直接指導下,實行總經理責任制這樣展開的.首先由飯店事務部根據該飯店的檔次、規模等,派駐一位能力強、飯店與飯店管理知識豐富、有較好的人際關係技巧的總經理到職.總經理到職後,首要做下列事項:
1.與施工單位聯繫,瞭解整間會所的工程狀況及進度,飯店的規模,深切瞭解飯店事務部關於該飯店的經營方向；本月底前提交詳細開業計劃及開業倒計時錶；
2.確立飯店各部門的行政架構及部門主管級以上的人員編制,報飯店事務部審批；
3．根據實際用人情況,草擬一份各部門主管級以上人員工資及福利待遇方案送飯店事務部審批.（因爲這些職位是馬上要到職的）
4．根據各部門有關人員的到職安排與總公司確定籌備辦公室的地點,辦公用品及所需用具；
5．草擬二款合同書送飯店事務部審批,一款是聘請部門經理級以上職位的,另一款是聘請員工級職位的；
6．待飯店事務部把行政架構及主管級人員工資及福利待遇方案,二款合同書批准後就開始聘請總經理助理、財務部經理、前廳部經理、工程部經理、人力資源部主管、房務部經理、市場營銷部經理,保安部經理可稍遲一些才入職,上述的職位均由總經理聘任,飯店事務部認可籤合同而聘請的.
到這一工作環節,整個飯店的籌備工作便全面展開.下列是每個部門的籌備工作計劃（以4個月的籌備期爲標準）；
財務部（財務經理）
1．財務部籌備辦公室的設立；包括:
（1）辦公檯椅、必要的文件櫃、保險櫃、電腦設備等；
（2）會計、出納的派任併到職（屬於個別招聘）
2．根據本部門的實際情況,飯店的規模,制定財務部的組織架構圖及人員的編制；
3.設計並印刷一些籌備期間在財務制度上需用的表格；
4．根據飯店及當地的實際情況,與總經理、總經理助理、人力資源主管一起研究.確定飯店開業後的員工工資及福利待遇,籌備期間,培訓期間的員工工資及福利待遇.（先由人力資源經理做大量的市場調查後才能確定）；
5．爲應付飯店籌備期間的財務運作的需要,需提前聘請出納及會計師,並爭取在籌備最初期到職；
6．制定出飯店開業後（籌備期間也適用）,飯店各部門使用外出宴請特權等程序與政策；
7．制定出籌備期間整個籌備辦採購物品的程序與政策,報銷的程序與政策；
8．在總經理的指導下,制定出整個飯店從籌備到開業前的行政費用、採購費用、員工福利待遇費用預算報飯店事務部；
9．制定本部門開業需用的物品採購清單及印刷品印刷清單；
10．在總經理的指導下,與人力資源經理研究、確定籌備期間員工的各種勞動合同；
11．與飯店事務部及供應商研究飯店所購置的電腦系統,根據實用情況,提出改進方案；
12．制定開業前各種費用報表（每月）；
13．到工地現場察看,並收集各部門的計劃,向總公司或施工單位提交會所開業時所需用的電腦（如電腦房、前臺、茶吧及娛樂部收款）的安排位置及整個飯店所需電腦終端的數量；
14．根據會所的實際情況,制定出各倉庫所需面積及數量的計劃報總經理送至施工單位（與工程部經理研究）；
15．審覈各部門制定的並報至財務部的營運設備及用品採購計劃及印刷品印刷計劃；
16．跟催、協助總公司申領飯店開業時所必備的各種營業執照、許可證等；
17．根據飯店事務部提供的資料,結合實際工作情況,制定開業後飯店的財務制度及工作程序；
18．制定招聘部門主管級職位以下的員工的招聘計劃（結合整個飯店）,包括:招聘時間、地點、招聘標準、招聘程序、初試、複試的試題、錄取程序等.（特別審覈招聘廣告費、經辦費等的費用）
19．實施員工的招聘、員工到職後展開系統的培訓；
20．與各部門經理討論部門之間工作銜接及工作標準、程序等（因爲很多財務的規章制度、政策與程序是與各部門有關的）；
21．對所有需採購的營業設備及用品進行多次報價並與各部門經理確定標準及款式（定樣）；
22.審覈飯店客房價格、餐飲價格（特指客房送餐服務）及會員等級價格等（開業後的）；
23．確定開業後各樣財務報表（分各部門）的格式及標準；
24．督促大堂吧成本會計部覈算大堂吧交來的各種菜式份量構成表,確保大堂吧的食品及飲品成本控制在飯店當局規定之下；
25．制定整個開業前的用款計劃,送飯店事務部審批.（可按月或按周
26．審覈各供應商報價,與飯店事務部、總經理確定供應商後,並與之簽定採購合同,飯店開業所需之營運物品全面展開採購；
27.審覈各部門提交的部門營業預算,在總經理的指導下,制定飯店開業後一年的營業預算並送飯店事務部審批；
28．計劃、安排開業前採購的大量物品的儲存地；
29．制定開業後員工的正式勞動合同（與人力資源部在一起）；
30．制定開業後飯店工資明細項目；
31．對本部在培訓的員工進行考覈,檢查培訓效果；
32．檢查飯店所訂購之營業用品,營業設備及對內、對外印刷品的到貨情況；
33．加強員工的培訓,組織收銀員進行外幣兌換、鑑別及信用卡業務等的培訓；
34．完成飯店開業後對內及對外的各種財務報表在電腦的建立並對有關員工進行該項目的操作培訓；
35．結合整個飯店的計劃,制定出飯店開業的整個開業典禮的費用.並做好與之有關的準備工作；
36．理順、統籌好開業前採購之營運物品的驗收、建帳、存儲等工作；
37．與供應電腦的公司配合,徹底完成電腦系統的安裝調試,使整個系統能按飯店開業之運作要求運行；
38．由電腦公司對前臺收款員,大堂吧收款員,財務部有關人員進行使用該套電腦的`培訓；
39．檢查所有的營業執照、許可證及工商稅務登記工作之完成情況；
40．做好開業前各部門領取物品的出庫、記帳；
41．大約距離開業一個月,本部員工到飯店自己的工作崗位作試運作培訓,特別是收款員,一定要把所有的收費價格熟記下來；
42．開業典禮的準備及確保飯店內各種收費價格的正確性.
人力資源部（人力資源部經理）
1．人力資源部辦公室的設立包括:
a．辦公用品及辦公設備
b．祕書或文員的招聘及到職
2．根據本會所的實際情況,制定本部門的組織架構圖及人員編制；
3．收集各部門制定的組織架構圖及人員編制方案,與總經理等高層管理人員研究討論.制定出整個飯店的行政架構圖及人員編制方案,並送飯店事務部審批；
4．對當地飯店業員工工資及福利、待遇作大量的市場調查,與總經理、財務經理討論制定出飯店開業後的各級員工的工資、福利、待遇以及籌備期間員工工資、福利、待遇等,並報飯店事務部審批；
5．設計出飯店開業後需用的所有人事管理表格,交採購部作適量印刷（這些表格在籌備期間可適用）；
6．制定整個飯店籌備期間,員工培訓期間的所用規章制度,特別是考勤制度；
7．與財務部討論制定出各階段、各級別員工的勞動合同,並報勞動局備案；
8．根據飯店的施工進度,收集各部門的招聘員工計劃,編制出一套完整的招工方案,並送總經理審批；
9．根據總經理批籤之招工計劃完成下列準備工作:
a．印刷員工職位申請表
b．聯繫報紙或電臺等作招聘廣告
c．確定招工地點
d．聯繫並確定員工培訓地點
e．編寫招工程序分發至有關部門
10．草擬會所《員工手冊》,反覆與總經理及各部門經理討論.定稿後,交由財務部門安排印刷,員工入職後人手一冊；
11．爲應付員工招聘後的大量培訓工作,培訓老師安排入職,並與總經理及各部門經理討論,審理各部門的培訓計劃,並最後定案.培訓部老師制定一套整體計劃:員工入職培訓、英語培訓、管理人員培訓、祕書培訓等；
12．制定本部門開業時需用的物品採購清單（特別是員工更衣櫃、員工食堂、員工倒班房、培訓器材等的採購）；
13．與工程部經理及施工單位負責人到飯店工地現場察看員工更衣室（淋浴室）、衛生間、員工食堂、倒班房等的面積及位置是否合理；
14．按計劃全面展開員工招聘,經多次考覈員工被錄取後經統一體檢合格後,與他們簽定培訓期合同；
15．安排對被錄取的員工進行有系統的培訓（包括專業理論、專業操作及外語）；
16．與飯店總經理、財務經理等研究確定員工的稅收保險購買等問題；
17．制定開業前、開業後人力資源部（包括員工培訓）的費用預算；
18．聯繫安排有關員工派外培訓的一切事宜；
19．制定整個飯店開業前後的工資福利費用預算,交財務部及總經理審批；
20．按部門設立員工個人檔案；
21．編寫人力資源部的操作手冊.（分人事部、培訓部）；
22．人力資源部員工的培訓；
23．組織安排對培訓先進行考覈,達標者方能成爲飯店的正式員工；
24．組織、計劃、指導對員工食堂的建立及運作.
前廳部-籌備辦公室的設立；
1．包括:辦公用品及辦公設備、祕書的招聘；
2．與工程部經理聯繫,取得前廳部所管轄範圍地平面設計圖,到飯店工地現場察看,對不合理的提出修改方案（特別是前臺櫃檯,禮賓部櫃檯,商務中心等）.特別瞭解電話機通訊設備的購買、安裝情況,向業主提供有理化建議；
3．制定本部門的組織架構圖及人員編制方案,提交至人力資源部及總經理；
4．制定出飯店籌備期間車輛的使用制度及控制政策與程序；
5．制定出籌備期間前廳部的各項規章制度；
6．制定前廳部開業需用的各種營運設備,服務用品的採購計劃及印刷品的印刷清單,並提交至財務部.編寫飯店的分機號碼安排,計算飯店電話機需求總數；
7．深切瞭解飯店的各種房間的設施、面積,與總經理、營業經理等討論確定本酒店的房間級別及經營方針、政策；
8．結合本部門的實際情況,編寫出前廳的各崗位、各職級員工的工作職能、工作描述及整個前廳部工作的政策與程序；
9．與財務部一起與電腦供應商研究酒店所購置的電腦系統對於前臺的實用程度,對不完善的地方提出改進方案.深切瞭解飯店電話設備的配置情況,按各部門的使用要求編寫飯店開業後電話號碼錶；
10．確定開業後前臺部各種報表的格式並提交總經理審閱；
11．編寫整理培訓員工的培訓資料及制定課程安排；
12．制定招聘本部門員工（包括各分部門的經理、主管等）的招聘計劃,包括:招聘人數、職位、招聘條件、招聘程序、初試、複試的試題、錄取程序等；
13．與各部門經理討論開業後前廳部與各部門之間的工作配合問題；收集各部門能向客人提供什麼服務資料,編寫飯店服務指南,送總經理審批後由財務部安排外印刷,開業時每間客房放置一本；
2．配合酒店的統一招聘,把前臺部的招聘工作落實,員工到職後展開有系統的培訓（包括系統操作、收銀、外語等）；
3．與財務部確定本部門採購物品的樣本（車隊的車輛採購落實）；
4．制定飯店開業後一年內前廳部的費用預算及營業收入預算,交財務經理（事前必先制定由前廳部管理的部門的有關收費價格）；
5．安排對員工進行三種特別培訓:
5．1對飯店電腦系統及磁卡鎖系統進行如何使用之培訓；
5．2安排總機房人員進行國際話務培訓；
5．3安排有關人員（包括大堂副經理及接待部員工）對客人登記制度,要求公安局派人作專門培訓；
6．與市場營銷部、財務部、管家部等討論接待重要客人的服務程序,報總經理審批後歸入本部的工作政策與程序之文件中；
7．完成飯店開業後各種報表在電腦的建立；
8．參與飯店各種房價的制定；
9．員工進酒店現場,在本工作崗位進行模擬操作培訓；
10．員工進行本部門所屬區域的衛生清潔工作；
11．領取各種開業需用之器材、物品,並作好記錄及儲存妥善；
12．酒店開業典禮的準備工作.
