執筆人在寫這種通知之前，要問清楚會議的詳細內容。
這些內容一般包括被通知的單位或個人，會議的名稱，開會的時間、地點，要求參加會議者會前辦什麼事情等。此外，還要掌握召開會議的通知的結構、方法。
一篇完整的'會議通知，包括如下幾部分：
第一部分：標題。
寫在第二行中間，字略大一點。標題有三種寫法：一是隻寫“通知”二字;二是緊急或重要事情，可以寫成“緊急通知”或“重要通知”藉以引起人們重視;三是把發文單位、名稱、會議的主要內容和文種也寫進去。
第二部分：稱呼。
寫被通知者的單位名稱或者姓名，稱呼的寫法有兩種：一種寫在第二行或第三行，頂格寫，稱呼後面加冒號(：)，另一種是寫在正文的下面一行第三、四格，寫“此致”二字，接着另起一行頂格寫被通知者的單位和姓名，“此致”後不要加標點符號。這種通知，被通知者見通知後要在自己的名字後邊寫一個“知”字，重要的會議多用此種通知方法。
“此”，這，指“通知”，“致”，給與送達。
第三部分：正文。
從標題下第二行，空兩格寫通知的內容，這是通知的主要部分。召開會議的通知要把開會的時間、地點、什麼人蔘加、開什麼會、會前要做好哪些準備工作等內容寫清楚。如果內容多，可分段或分條來寫。
第四部分：署名和日期。
分兩行寫於正文右下方第三、四行處。
如果通知以公文形式下達，則要加蓋公章。
