編寫格式
會議方案通常由標題、開頭、主體、結尾、落款等五個部分組成。
1.標題。會議方案標題的規範寫法由召開單位或範圍、會議名稱、文種名稱(方案)“三要素”構成，有時可以省略會議召開單位。常用的文種名稱有：方案、籌備方案、籌備接待方案、計劃、策劃方案等。
2.開頭。在開頭之前，有的要寫明方案的送達機關。屬於要送上級機關批示的，就寫送達上級機關名稱，屬於要下級知曉的、發給與會機關或個人的，則寫下級機關名稱。開頭部分一般寫明召開會議的原由、根據、單位、會議名稱、會議時間、地點、會期等，對會議的基本要素進行說明，引出下文。大致相當於一般專題方案中“指導方針”、“總體設想”部分。
3.主體。主體部分一般要寫明會議的宗旨、主題(內容、議題)、規模(與會人員)、議程、日程、會議形式、會務機構的組織和分工、會議文書、會議經費、保障措施、籌備情況等事項，相當於一般計劃中的“目標要求”、“措施方法”、“實施步驟”。一般分條列項寫出。
4.結尾。結尾語部分的'寫作，要根據會議方案的性質而定，屬下級機關請示上級機關的.可寫上類似請示報告結尾的用語。如“以上方案，當否，請批示”。
5.落款。一般寫明方案的制發文機關、簽署日期，並加蓋公章。
編寫要求
1.科學安排，考慮全面。會議方案是進行會議的依據，會前要把舉行會議的有關規定、各種程序、各方面可能遇到的情況都要考慮到、估計到，總攬全局、全面統籌。
2.明確要求，安排細緻。大中型會議涉及人員多，頭緒繁，內容雜，在設計會議籌備方案時應周密考慮，妥善安排有關事項。如對材料撰擬、分發、會標制掛、座位排列製作、安全保衛、醫療服務等都作明確的安排。對會議銜接時間計算準確，周密計劃，精心安排。
3.留有餘地.靈活機動。既要把任務、時間儘可能計算準確，同時，又要爲相關活動留有彈性空間，防止安排太緊、太滿而造成被動。
4.層次分明.合理安排條款順序。寫作時合理安排各條款間的邏輯順序，既要條款分明，又要順序合理。
