計劃採購報銷的材料流程
一、材料計劃審批流程:
1、由現場施工人員提出材料採購計劃;
2、倉管複覈;
3、工程部審覈;
4、項目經理審覈;
5、公司負責人審批;
6、審批後的計劃表交採購員採購,同時送一份財務備案。
7、日常採購計劃需提前5日申報採購計劃,大宗材料的採購計劃需提前15日上報計劃同時交一份與採購員先期進行詢價。
二、材料採購流程:
1、採購員憑審批後的'材料計劃表採購;
2、採購員憑材料計劃表、採購發票(送貨單)辦理入庫驗收手續;
3、特殊情況:(1)採購金額在5000元以下(含5000元),可先行採購,後補辦材料計劃手續(時間控制在2天以內);(2)採購金額在5000元以上10000元以下(含10000元),須電話告知公司負責人,經同意後予以先行採購,後補辦材料計劃手續(時間控制在2天以內);(3)採購金額在10000元以上的,一律必須先辦理材料計劃手續,否則採購員不予採
購;對於提前採購的,沒有及時補辦材料採購計劃手續的以及大宗材料採購未經審批的,財務部有權不予以認可,所造成的損失有采購員自行承擔。
4、對於大宗材料的採購,採購員在接到採購計劃後,立即進行詢價,採購員在詢價過程中應儘可能多的進行詢價,同時將詢價結果以及詢價單位的資料(包括但不限於營業執照、稅務登記證、資質證書、組織機構代碼證等)報項目經理及公司負責人審批;採購員須按審批後的核價單、供應商及計劃表進行採購。
三、採購人員根據材料採購計劃,填寫“借支單”,由項目經理及項目總負責人審批簽字後由會計主管確認,然後到出納處辦理借支;
四、倉庫管理員依照採購計劃及採購發票(或送貨單)及時對採購物品進行分類入庫,開具電腦入庫單。
五、採購員執採購計劃、電腦入庫單等按照日常費用報銷簽字流程報銷採購費用,採購員須在採購後3天內完成簽字報銷手續,並交財務進行沖帳(特殊情況除外)。
六、對於未付款材料應及時將送貨單及入庫單交財務部門掛賬,並定時協助財務部門進行往來確認。