表揚信通常由標題、擡頭、正文、結尾和落款五部分構成。 其基本格式如下：
(一)標題
一般而言，表揚信標題單獨由文種名稱“表揚信”組成。位置在第一行正中。
(二)稱謂
表揚信的稱呼應在開頭頂格寫上被表揚的機關、單位、團體或個人的名稱、姓名。寫給個人 的表揚信，應在姓名之後加上“同志”、“先生”等字樣，後邊加冒號。若直接張貼到某機 關、單位、團體的.表揚信，開頭可不必再寫受文單位。
(三)正文
正文的內容要另起一行，空兩格寫。一般要求寫出下列內容。
1、交代表揚的理由
用概括敘述的語言，重點敘述人物事蹟的發生、發展、結果及其意義。敘述要清楚，要突出 最本質的方面，要讓實事說話，少講空道理。
2、指出行爲的意義
在敘事的基礎上進行評價、議論，讚頌該人所作所爲的道德意義。如指出這種行爲屬於哪種 好思想，好風尚，好品德。
(四)結尾
該部分要提出對對方的表揚，或者向對方的單位提出建議，希望對某某某給予表揚。如“某 某某同志的優秀品德值得大家學習，建議予以表揚。”寫給本人的表揚信，則應適當談些“ 深受感動”、“值得我們學習”等方面的內容。並要求在結尾處寫上“此致敬禮”等結束用 語。但“此致”、“祝”、“謹表”、“向你”等字寫在末尾，其餘的字，要另起一行，頂格寫。
(五)落款
落款應寫明發文單位名稱或個人姓名。並在右下方註明成文日期。
表揚信範文：
表揚信
貴公司：
我是貴公司的用戶，非常感謝你們的產品，質量好、外觀美、實用。尤其是貴公司訓練有素，所有員工服務態度好、耐心、細緻、誠實，而帶笑容，接聽電話客氣，禮貌。其中最令人歎服的是具體負責前來安裝的石師傅。石師傅爲用戶工作負責，替用戶着想，不怕麻煩、細緻、和氣、按時到。堅持清掃現場，工作作風好。在安裝完，使用過程中，遇有問題，隨叫隨到。即使師傅在鄉下有事，也能和氣負責地告訴用戶，安撫用戶不要着急："回來後一定幫您搞好"。體現出一種風範，看得出他非常敬業愛崗。可以我們對貴公司的好感基本上原於石師傅。所以，他實際上用行動維護了你們公司，替你們公司做了宣傳廣告。如果有機會，你們應當評他爲優秀員工。還有一位年經的謝經理，能禮貌客氣接待用戶，主動幫用戶解決實用中的困難，實在不錯。
我們會真心地替你們宣傳的。
致禮
用戶：xxx
