書面通知是書面的正式公告或佈告，常常是張貼在顯眼的位置，多用notice作標誌。爲了醒目起見，標誌的每個字母可以用大寫NOTICE(但如發出通知的單位以首字母大寫形式出現在通知的標誌之上，則也要首字母大寫形式Notice)，並常寫在正文上方的正中位置。標誌後可以編號，也可以不編號。口頭通知用Announcement作標誌，但通常省略不說。
一、出通知的單位及時間
發出通知的人或單位的名稱，一般寫在標誌的上方或在正文後面的右下角;發出通知的時間要寫在正文的左下角，也可按書信格式寫正文的右上角。不過，這兩項有時可以省略。口頭通知不說這兩項。
二、通知的正文
正文要寫明所做事情的具體時間、地點、概括性內容(多爲書面通知的首句)、出席對象及有關注意事項。佈置工作的通知要把工作內容和要求寫清楚。正文一般可採用文章式，爲了醒目也可採用廣告式。廣告式要求簡明扼要，一個句子可以寫成幾行，且儘量寫在中間，各行的第一個字母一般都大寫。
三、通知的對象
被通知的單位或人一般用第三人稱;但如果帶有稱呼語，則用第二人稱表示被通知的'對象，口頭通知就常用第二人稱表示被通知的對象。涉及要求或注意事項時，也常用第二人稱表示被通知的對象(祈使句中常常省略)。
四、通知的文體
書面通知用詞貼切，語句簡潔，具有書面化;口頭通知用詞表達要注重口語化。口頭通知的開頭往往有稱呼語(被通知的對象)，如：“Boys and girls”，“Ladies and gentlemen”，“Comrades and friends”等，或用提醒聽衆注意的語句，如“Attention,please!”“Your attention,please!”“May I have your attention,please?”等，且最好有結束語，如：“Thank you(for listening)”以示禮貌。
通知是上級對下級、組織對成員或平行單位之間部署工作、傳達事情或召開會議等所使用的應用文。通知的寫法有兩種，一種是以佈告形式貼出，把事情通知有關人員，如學生、觀衆等，通常不用稱呼;另一種是以書信的形式，發給有關人員，次種通知寫作形式同普通書信，只要寫明通知的具體內容即可。通知要求言簡意賅、措辭得當、時間及時。
例一：佈告形式的通知：通常此類通知上方正中寫Notice或NOTICE(通知)，發出通知的的單位的具體名稱可放在正文前，也可放在正文後，右下角處，發出通知的日期寫在左下角處。例如：
NOTICE
All professors and associate professors are requested to meet in the college conference room on Saturday, August 18, at 2:00 p. m. to discuss questions of international academic exchanges.
May. 14, 2000
例二：校園通知
假設你叫高迪，是高一(2)班的學生。你在10月16日晚上把一本《牛津高級英漢雙解字典》丟在閱覽室裏，用英語寫一則尋物啓事，貼在餐廳前的留言板上，請撿到者交給你或你班班長。啓事時間：10月17日
Lost
October 17th
On the evening of October 16th,I left my Oxford Advanced Learner’s English-Chinese Dictienary in the is the finder please send it to me in Class Two,senior Grade One or to our monitor?Thank you very much.
Gao Di
(Loser)
