在公司做祕書的朋友們，一定經常通過電話來商談、詢問、通知、解決一些事情。在電話中，可以認識許多人，這些人和你並沒見面，或者見面很少，只因爲在電話中接觸得多了，因此一聽到你的聲音，就對你產生了某種印象。這種印象可能好，也可能不好。印象好，他自己可以跟你多談幾句，很順利地解決問題。印象不好，也許三言兩語就會收線。因此，雖然你面對着的只是個沒有生命的設備，然而你必須能在想像中看見遠方那個接電話的人，好像面對他那樣。
有些人做不到這點，平時對人還不錯，可是一打電話就機械、單調，甚至粗聲惡氣，像吵架一樣，叫人聽起來很不愉快。這是因爲他沒有運用想像力，不能像雙方面對面談話那般親切、有禮。
這樣的情況下，注意交談的禮儀是很有必要的'，不但要學習而且要運用到工作當中去，這樣一定會爲你減少很多的麻煩。在打電話時，由於你的姿態、笑容、動作表情，對方完全看不見。因此，你的善意、親切、好感，完全依靠你的語言和聲音來表達，所以一定要注意打電話時的語音語調。
在平時，你的聲調不大好，你的語言不大講究，別人還可以看見你的態度舉止和你的面目表情。但在電話裏，一切都只有聲音，全靠聲音表達。所以你必須小心地控制你的聲調，讓你的聲調能夠溫和地、親切地、悅耳地傳達出你的友誼，同時，你的口齒也要清晰地傳達出你談話的內容。
請注意，你的口要正對着話筒，你的口脣要離開話筒大約半寸，音量不要太大或太小，咬字要清楚，說話速度要比平時速度略微緩慢，必要時把重要的話重複兩次；提到時間、地點、數目字，一定要交代得非常仔細。
有時候，接電話的人並不是你直接要找的人，你也要用非常友好的、禮貌的態度對待。弄不好就是一個關係着公司事務的人，稍稍的差池都可能影響到你工作。拋開公務不說，在平時養成如實的習慣對身邊的朋友、親人也是有好處的。
