同其它信函一樣，商業信函也是一種具有習慣格式的文體。商業信函通常由信封、信文及附件3部分構成。前兩部分是必不可少的，而後者則需視具體情況而定。
1)信封
(1)信封的種類
信封有橫式和豎式兩種。用橫式信封時，將收信人地址寫在信封的上方;用豎式信封時，將收信人地址寫在信封的右側，如果位置顛倒了，就會導致投遞錯誤，發信人寄出的信又會給投遞回來。
(2)信封的內容
①收信人地址。用橫式信封時，收信人地址居上書寫;用豎式信封時居右書寫。這部分內容包括：郵政編碼，省、市(縣)、城區、街道、門牌號碼，以及單位全稱和業務部門名稱。收信人的地址要寫得詳細具體、準確工整。注意不要只寫單位名稱而不寫詳細地址，也不要簡化單位名稱，以免誤投。
②收信人姓名。一般寫在中間位置，字稍大。姓名後接寫稱呼等，如“同志收”、“先生啓”。初次聯繫工作時，如不知對方姓名，或有時爲避免因對方業務人員調動工作(或出差)而延誤書信的處理，也可把具體業務部門作爲收信人，如某廠“銷售科收”等。
③寄信人地址及姓名。用橫式信封時居下書寫;用豎式信封時居左書寫。
根據郵政部門的規定，郵票一般貼在橫式信封的右上角或貼在豎式信封的左上角。
(3)國外信封書寫格式。爲了便於投遞，對國外商業業務信函，應按國外的習慣格式書寫，國外信封的書寫格式與國內不同，而寄往使用英語的國家和地區的商業信函，其信封書寫格式又分美式和英式兩種：
①美式信封書寫格式，一般是在信封左上角寫寄信人的姓名與地址，姓名在上，地址在下;收信人的姓名和地址寫在信封的居中偏右位置，包括：收信人的稱謂(先生、女士、經理等)和收信人的名、姓、門牌號碼和路名、市名、州名、郵政編碼和國名。
郵票一般貼在信封右上角，航空標誌或貼或寫在郵票下方。
②英式信封書寫格式，一般是將寄信人的姓名和地址寫在信封的左下角，航空標誌或貼或印在信封的'左上角;收信人的姓名與地址寫在信封的居中位置，郵票也貼在信封的右上角。注意在寫信封上的姓名、地址時，美國習慣一般都採用齊頭式，就是每一行左面都取齊。英式寫法則多采用縮進式，即每行逐次向右縮進。
③爲投遞方便，信封上(可在信封左上角或右下角)還標註有關投遞事項，常見的有：
1)航空(By Air-Mail);
2)掛號(Registered，或Reg;Regd.);
3)快遞郵件(Express);
4)包裹郵件(Parcel Post);
5)印刷品(Printed Matter);
6)樣品(Sample);
7)商業文件(Commercial Papers);
8)密函(Confidentia1);
9)親啓，私人信(Private);
10)贈品(With Compliments);
11)如無法投遞，請退某處(1fimdelivered，please re-turn to......);
12)保護退還郵費(Return Postage(Guaranteed);
13)留存郵局(Post Restitute/Care Postmaster);
14)無商品價值樣品(Sample(s) of no commercial Value)。
2)信文
信文又稱信箋。它記載商業業務的具體事宜，是商業信函的核心部分。信文內容多種多樣，其表達既靈活，又有一定的格式。一般分爲開頭、正文、結尾和署名4個部分。
3)附件
商業信函常見的附件有報價單、產品介紹或說明書、訂購合同、發貨通知單、產品質量檢驗書等，用以證實信文所寫的各種論點，或作爲商業業務往來的確認手續。
