聲明書公證是公證機構根據當事人的申請，依法證明其聲明行爲真實、合法的活動。聲明多體現在民事、經濟交往過程中，它以聲明人意思自治爲原則，用書面形式來體現。聲明書經過公證，通過證明聲明人的真實意思表示，可以防止他人僞造、篡改或者冒名頂替，使聲明書接受者和使用者消除疑慮。因爲聲明書系單方的法律行爲，所產生的後果亦由聲明人自行承擔，所以公證機構在辦證實踐中對聲明人的意思表示真實和民事法律行爲的把握上都十分重視，而對聲明書內容的合法性問題研判上有所忽視。有部分公證涉訴案件系聲明書公證所引發，對公證行業而言，對此動向有必要予以重視和關注，並認真加以分析，筆者希望通過對聲明書公證相關問題進行解析，得到一些啓示，以更好地預防和化解辦理聲明書公證的風險。
一、聲明書生效時間的判定
在公證處的實際業務操作中，聲明書主要分爲主張權利、放棄權利、承擔義務、澄清事實四種，一般的聲明書均自發表之時即生效，但放棄權利和承擔義務的聲明則需視其聲明的時間而確定。如某債務人於2006年7月8日發表聲明：“本人自2006年3月15日起對XX債務承擔清償責任”，那麼此聲明的效力應溯及到2006年3月15日，即從聲明書所確定的時間起對上述債務承擔清償責任。也就是說如果發表聲明的時間與所聲稱的時間不符，則以聲稱的時間爲生效時間。類似特例的產生基於以下原因：一是當事人在訴訟過程已提交了放棄權利或承擔義務的聲明書證據材料，但法院在審理時建議當事人提供公證機構公證的聲明書，以提高證據的效力;二是採證部門在審覈材料時，要求當事人提供經公證的聲明書，以判別聲明書的真實性和合法性;三是第三方要求當事人提供經公證的放棄權利或承擔義務的聲明書，以增強聲明內容的可信度和可靠性。需要特別注意的是聲明書中所聲稱的時間如果是還未發生的時間，那麼該聲明應是無效的聲明。聲明書的內容只能是客觀存在的事實，所聲明的內容如果與事實(這裏的事實是指推定的事實，如無相反的證據證明，則所聲明的內容即爲推定的事實)相符，那麼該聲明爲有效聲明，如果與事實不符，那麼該聲明即爲無效，而在提前發表的聲明中，則因所聲明的時間還未發生，所聲明的內容可能發生也可能不發生，即該聲明所涉及的事實是一種不確定的事實，即使將來成爲事實，該聲明在發表時不可能推定出該事實，則該聲明應屬無效聲明。如某聲明人發表聲明自願放棄對XX不動產的所有權，而在發表聲明時實際並未擁有不動產的所有權，那麼該聲明則是一個無效聲明，就是以後合法取得了不動產的所有權，該聲明仍然無效，要使聲明書有效，必須在取得不動產所有權後另行發表聲明。概括地說聲明內容的時間只能早於或等於發表聲明的時間，而不能對將來的事情發表聲明，將來的事情是不可能推定其爲事實的。
二、聲明書公證產生風險的主因和問題
在聲明書公證辦理過程中，可能因爲聲明書公證系單方法律行爲，操作也較爲簡單，所以部分公證員對辦理此項公證要求不高，把關不嚴，審查不細，由於主觀上的輕視和一些客觀因素，部分聲明書公證就可能出現風險，並引發爭議。聲明書公證產生風險的主因和問題是：
1、聲明書公證產生風險的主因
(1)辦證理念和思維出現偏差。因爲公證制度從初創、停滯到恢復、發展這一系列過程只有短短的二十幾年歷史，公證制度的逐步建立與完善也是一個從模仿到不斷自我更新的過程，公證的.理論體系和辦證實踐難免存在一些不成熟之處，對公證員而言，在辦證實踐中如果缺少一套完整的公證理論加以指導，辦證理念得不到統一和澄清，在思維上容易出現偏差，這些偏差會潛移默化地表露在對法理的認識和實務的操作方面。
(2)實務操作的格式化造成公證人員思維方式的固定化。對單方法律行爲所涉及的公證事項，辦證操作即簡單又固化，公證員的一些思維論證、法律推理等腦力勞動的付出根本無法得到充分的體現，長此以往，公證員在辦理聲明書類公證時易出現惰性的思維和機械的操作方式。
(3)轉型期的社會有時功利性會佔據主導地位，公證當事人爲達到其個人的目的或謀取利益，會不擇手段，因此虛假材料、冒名頂替、隱瞞事實等情況的出現也成爲必然現象，這對於處在不斷變動狀態的公證業而言也容易出現風險。
(4)聲明公證書的定式化不足以正確地概括該類公證的全部事實和內容，無法客觀、公正地體現聲明人辦理該公證的全貌，包括當事人的意思表示、行爲能力、事實內容等，同時定式化的公證書制約了公證員的思維和辦證操作，公證業務的管轄又給當事人留下了可乘之機。
2、聲明書公證容易出現風險的問題
(1)聲明人的意思表示在形式上存在缺陷。聲明書須體現的是聲明人的真實意思表示，意思表示是聲明人作出民事法律行爲的核心要素和必備要件，無意思表示不足以成爲民事法律行爲，聲明書體現的是聲明人旨在設立、變更或終止一定民事法律關係的書面表示行爲，因而聲明書必須在公證員面前親自作出。但是由於一些客觀的因素，對於年老體弱者或不識字、不能簽名者，如果在辦證過程中所有公證材料上僅以蓋章形式代替，未按手印並建立聲明人的指紋檔案備查，未拍照或者攝像，隨着時間的推移，公證當事人或者利害關係人可能會以此爲由向公證處提出異議，就很容易引發爭議。
(2)對聲明內容和提交材料審查不嚴。聲明書公證要求提交的材料相對其他公證事項而言較少，在提交能證明公證當事人的真實身份、住所等材料的基礎上，部分公證機構對聲明所涉及的事實和內容須提交的相關證據材料要求不高，這可能與辦證的理念有關，聲明書公證一般都注重於意思表示和行爲能力，對聲明所涉及事實和內容只要不違反法律和公序良俗就可以，聲明行爲所產生的責任和後果也由聲明人自己承擔，所以對聲明所涉及事實和內容，部分公證員在辦證過程中論證思考不充分或者不嚴密。而那些缺少材料支撐的聲明書公證非常容易被異議人找出漏洞，也極易引發爭議。因爲《公證法》頒佈施行後，要求公證機構辦理公證，應當遵守法律，堅持客觀、公正的原則，公證員在辦理聲明書公證過程中，如果因爲審查不仔細、論證不嚴密而導致撤證的情形發生，公證處仍然需要承擔相關的責任。
(3)告知義務履行不充分。作爲公證機構受理申請後，應當告知當事人申請公證事項的法律意義和可能產生的法律後果，告知其在辦理公證過程中享有的權利和承擔的義務。告知義務是公證機構及公證員的法定義務，不履行告知義務就違反了公證法定程序。在辦理聲明書公證過程中，因爲涉及聲明所需告知的內容較少，有的公證員在辦證過程中對主張權利、放棄權利、承擔義務、澄清事實四類聲明書未加仔細研究，告知內容既簡單又無針對性，有些內容應告知而實際未告知，這也可能會因未充分履行告知義務而導致公證當事人對聲明內容及後果產生誤解，並因此而引發爭議。
(4)聲明人用欺詐、隱瞞事實等方式騙取公證書的。部分公證當事人爲謀取個人的私利採用欺詐和隱瞞事實等方式騙取公證書，一類是提交的材料均系真實，而公證當事人卻是冒名頂替的，另一類是公證當事人身份是真實的，所提交的材料卻是虛假或者經過篡改的。聲明人用欺詐和隱瞞事實等方式騙取公證書後，如果聲明所涉及的財產或者權利已經發生變更或轉移，真正的權利人或者利害關係人一旦提出異議，公證機構將非常被動，上述情況也是公證處目前較難處理的一類問題。
(5)對權屬處於待定狀態的事實，公證處給予辦理聲明書公證的。有的聲明人對將來可能發生的事實申請辦理聲明書公證，如前所述涉及到聲明生效的時間問題，因爲提前發表的聲明中，則因所聲稱的時間還未發生，所聲稱的內容可能發生也可能不發生，即該聲明所涉及的事實是一種不確定的事實，處於一種待定狀態，即使將來成爲事實，該聲明在發表時也不可能推定出該事實，則該聲明應屬無效聲明。公證處辦理該類公證事項須嚴格加以把握和控制，如果因疏忽大意出具了公證書，將來也可能引發爭議。
(6)聲明書已經作出並辦理公證手續，而當事人又翻悔或者要求撤銷的。有的聲明人已經就主張權利、放棄權利、承擔義務、澄清事實發表聲明並辦理公證手續，但無正當理由又不能提出充分證據足以推翻聲明書公證卻又翻悔或者要求撤銷的，從法律的嚴肅性和聲明作出後將產生相關的法律責任和後果的角度分析，公證處不可能同意聲明人的要求，因爲當事人無正當理由又不能提出充分證據足以推翻聲明書公證，公證處如果容許當事人隨意翻悔或者撤銷聲明的，那麼完全可能因當事人的翻悔或者撤銷聲明的行爲引發爭議，聲明行爲所導致的後果也會由當事人自己承擔而轉移爲由公證處承擔，同時影響到公證處的社會形象和公信力。
(7)聲明人就同一事項在不同公證處取得公證書的。因爲部分聲明書公證既可以在當事人住所地、經常居住地、不動產所在地辦理，也可以在行爲地辦理，有的當事人爲達到其非法目的，鑽公證管轄的漏洞，在某公證處辦證不能達到其預期目的的情況下，又在其他公證處辦證，有的是以公證書來否決公證書，有的是取得不同公證處就同一事項出具的不同公證書在同一部門使用，以達到其非法目的，這種不同公證處就同一事項出具的不同公證書極易引發混亂和爭議，同時對公證機構也會產生不良的社會影響。
三、聲明書公證須把握的基本點
從辦證的角度去分析，公證機構辦理聲明書公證審查的內容和注意的事項主要有以下四個方面：
(1)聲明體現的是聲明人意思自治的原則，系聲明人的真實意思表示，意思表示是聲明人作出民事法律行爲的核心要素和必備要件，同時聲明人在辦理聲明公證時應具有相應的民事行爲能力;(2)聲明書是一種明示的書面表示行爲，且必須是聲明人在公證員面前親自發表，而不得委託他人代理;(3)公證機構着重證明的是聲明人的意思表示行爲的真實性，對聲明書內容一般不做覈實(如公證員認爲確有疑問需要覈實的除外)，聲明書發表後所產生的法律責任和後果均由聲明人自己承擔，但是聲明的內容不得違反法律和公序良俗;(4)對涉及財產所有權變更、轉移或者人身關係方面的聲明，需注意審查聲明的事實和內容，並進行必要的論證和核實，其目的在於防止欺詐等行爲的產生和造成不良的社會影響。
四、如何防範聲明書公證的風險
既然聲明書公證在辦理過程中可能因爲審查不嚴或者操作不當而產生風險問題，作爲辦證人員有必要對此問題引起高度關注，辦理聲明書公證的風險問題可通過以下措施加以防範。
(1)不斷提高辦證人員識別虛假材料和辨別當事人真實身份的能力。在加強培訓的基礎上，辦證人員需要多學習一些業務外的知識，力求通過仔細辨別、詢問覈實、相互印證、委託鑑定等多種手段杜絕虛假材料，正確辨別當事人的真實身份。同時建立提供虛假材料申請人的黑名單，充分行使不予受理和終止公證的權利。
(2)對年老體弱或者不識字、不能簽名者，建議拍照、攝像並建立聲明人的指紋檔案，通過攝像等手段可以正確、真實地記錄聲明人在辦理聲明書公證時的具體情形，可以避免當事人或者利害關係人以不識字、不簽名、對聲明內容不明確或不理解等爲理由提出異議。
(3)充分履行好告知義務，認真完整地做好談話記錄。公證員在辦理聲明書公證時，既要告知聲明人的基本權利和義務，又要告知聲明人在聲明書作出後將產生的法律後果，以及聲明人舉證不實或陳述虛假應承擔的法律責任，同時還應告知聲明人在聲明作出後，無正當理由又不能提出充分證據足以推翻聲明書公證，不能隨意翻悔或者撤銷聲明，聲明書作出後所產生的法律責任和後果均由聲明人自己承擔。在談話記錄的設計中，除告知義務須充分履行外，對年老體弱、不識字、不能簽名者，談話記錄需要詳盡完整地記錄相關內容，文字表述要正確到位，申請表、受理單、談話記錄、聲明書、送達回執上均須按手印，儘可能杜絕用蓋私章的方式代替簽名。
(4)在公證行業內部建立網絡信息平臺，互聯互通，溝通信息，以及時查詢覈實相關信息資料，防止當事人就同一事項在多處辦證以達到其非法目的的行爲發生。
(5)建議對涉及財產所有權變更、轉移或者人身關係方面的聲明擬採用要素式公證書格式出具。
