不論是哪種形式的證明信，其結構都大致相同，一般都有標題、稱呼、正文、署名和日期等構成，證明信怎麼寫。
(一)標題
證明信的標題通常有以下兩種方式構成：
1.單獨以文種名作標題
一般就是在第一行中間冠以“證明信”、“證明”字樣。
2.由文種名和事由共同構成
一般也是寫在第一行中間。如“關於×××××情況(或問題)的證明”。
(二)稱呼
要在第二行頂格寫上受文單位名稱或受文個人的姓名稱呼，然後加冒號。
有些供有關人員外出活動證明身份的證明信因沒有固定的`受文者，開頭可以不寫受文者稱呼，而是在正文前用公文引導詞“茲”引起正文內容。
(三)正文
正文要在稱呼寫完後另起一行，空兩格書寫。要針對對方所要求的要點寫，要你證明什麼問題就證明什麼問題，其它無關的不寫。如證明的是某人的歷史問題，則應寫清人名、何時、何地及所經歷的事情;若要證明某一事件，則要寫清參與者的姓名、身份，及其在此事件的地位、作用和事件本身的前因後果。也就是要寫清人物、事件的本來面目。
正文寫完後，要另起一行，頂格寫上“特此證明”四個字。也可直接在正文結尾處寫出。
(四)落款
1、落款即署名和寫明成文日期。要在正文的右下方寫上證明單位或個人的姓名稱呼，成文日期寫在署名下另起一行，然後由證明單位或證明人加蓋公章或簽名、蓋私章，否則證明信將是無效的。
2.辦理，證書類的(如畢業證、學位證、結婚證等)公證提供身份證及證書原件即可，其他類的須提供身份證、戶口本、證明信(辦理出生、經歷公證的還須提供照片)。
證明信參考格式如下：
我單位××申請赴××國探親(或定居、自費學習、公派……)，現介紹到你處辦理如下公證：
1.出生證明書：
××(性別)於×年×月×日在××柿×市(或縣)出生，證明怎麼寫《證明信怎麼寫》。××的生父是××，××生母是××。
2.未婚證明書：
××(性別，出生年月日，現住北京市××區)至×年×月×日未曾登記結婚。
〔已經離境者〕××(性別，出生年月日，現琢×國××市)至×年×月×日在中國居住期間未曾登記結婚。
3.未受刑事制裁證明書：
××(性別，出生年月日，現琢×)在中國居住期間沒有受過刑事制裁。
〔已經離境者〕××(性別，出生年月日，現琢×國××市)至×年×月×日在中國居住期間沒有受過刑事制裁。
4.國內親屬關係證明書：
××(性別，出生年月日)的配偶是××(出生年月日)，子(或女)是××(出生年月日)，父親是××(出生年月日)，母親是××(出生年月日)，哥哥(或弟弟)是××(出生年月日)，姐姐(或妹妹)是××(出生年月日)。
5.域外親屬關係證明書：
××(性別，出生年月日，現琢市×區)是居住在×國×市××(性別，出生年月日)的××(相互關係)。
6.經歷證明書：
××(性別，出生年月日)於×年×月×日至×年×月×日在××單位(應寫明全稱)任××(職稱或職務)，××年×月至×年×月在××單位任××(或從事何種工作)。
書寫人：××
××年×月×日
注：
(1)證明信由申請人所在單位的檔案管理部門，如人事、組織、勞資部門或街道辦事處根據掌握的真實情況負責書寫，並寫明出處，由書寫人簽名，加蓋專用章。
(2)公證收費嚴格按照北京市物價局、北京市司法局[1999]第039號文件規定的標準執行，去英國、加拿大、澳大利亞、新加坡、德國、法國、比利時、荷蘭、新西蘭等國家的出生、未婚、親屬關係、無罪、工作經歷公證每種收費104元，畢業證書、學位證書、結婚證書等證書公證每種128元;去美國、韓國和奧地利三國的出生、未婚、親屬關係、無犯罪、工作經歷每種公證208元、畢業證書、學位證書、結婚證書等證書公證每種收費232元(小語種按中央編譯局標準收翻譯費)。
