1建設任務繁重,人員專業化程度不高
在檔案信息化建設過程中,首先要對現存檔案進行數據化處理,通過縮微、掃描等手段,將照片、音像、文書、書籍等轉換成電子文件。然後根據檔案管理規範,便於檢索利用,對其歸類,並根據電子信息技術的進步,更新軟件,設置防火牆,進行數據備份、數據加密等防範措施。信息化時代需要檔案管理人員具備較高的綜合素質及專業能力,檔案管理員需熟練使用計算機同時又精通檔案業務知識。但在目前高校重視教學、科研的情況下,學校很少會把檔案管理視爲重點,去培育優秀的檔案管理人員,人才的匱乏已成爲制約高校檔案信息化建設的瓶頸。
2對策及措施
2.1加快信息化建設規章制度的制定及推行檔案信息化建設能否正常發揮其功能離不開檔案管理部門規章制度的建立。制定出符合檔案信息化運行的具體措施和辦法,明確檔案信息化建設的任務和重點,指導高校檔案管理規範的建設、運行、管理及維護工作,使高校檔案信息化建設有規可守,有章可循,保障高校檔案信息化建設朝着制度化、標準化和規範化的方向發展。檔案信息化建設的'制度一般包括:保密制度、查閱利用制度、網絡安全管理制度、操作管理制度、以及具體工作人員的崗位目標責任制等。各項規章制度隨着工作實踐不斷完善,以保證檔案規章制度的權威性。
2.2增加資金投入,加強軟硬件基礎設施高校檔案業務要正常運行需要配置計算機、網絡軟硬件、複印機及掃描儀等設備,這是一項投入大,累積長、見效晚的工作。爭取領導重視和支持,加大資金投入力度,是實現、加速檔案信息化建設的基本保證。首先,教育主管部門要依法增加高校教育經費投入,使高校有可靠的資金投入檔案信息化建設中。其次,高校自身要多方籌措資金,加大檔案信息化建設方面的投入力度,以此提高檔案信息化軟硬件設備。最後,檔案管理部門自身也可以通過合理的渠道增加收入,堅持爭取財政支持與積極自籌相結合,使高校數據庫資源能夠發揮其應有的作用。
2.3加強檔案信息源建設,完善檔案管理應用系統充分利用檔案信息化管理軟件,在檔案管理應用系統中給與各部門權限,使全校各部門可根據自己的權限範圍在應用系統中分類傳閱相關文件,並註明處理意見,只需在年終歸檔時向檔案館移交一份歸檔清單,從而減少了檔案館數據錄入工作。或者檔案管理部門組織大量人力,以人工輸入的方式錄入檔案數據,有重點、分步驟地將現有檔案信息數字化,保證所有保存的電子文件的真實性、安全性和完整性。加強檔案信息源建庫入網工作,把檔案數據庫作爲學校重要信息資源,構建全校檔案文獻數據庫。同時充分利用併發揮網站的作用,使檔案部門網站成爲宣傳檔案工作、開展檔案業務的服務窗口。
2.4加強人才培養,提高隊伍素質檔案管理部門要堅持以人爲本,一方面充分調動管理人員學習的積極性,既要熟練掌握檔案方面的專業知識,還要熟練操作計算機技術,包括檔案數據的錄入、校內外網絡的連接、圖像處理、數據庫使用、網頁製作等。另一方面,引進既具備檔案業務能力又能熟練操作計算機的複合型人才,同時選送檔案管理人員定期進行檔案業務培訓,通過繼續教育、專題講座等形式鞏固管理人員的檔案知識,使其不斷更新、擴展檔案業務知識,提高管理人員檔案業務能力和水平。
