如今我國的信息技術處於迅猛發展的階段,企業業務與IT系統的融合也越來越密切,許多的大型企業都是依靠計算機的管理程序進行企業管理。伴隨着企業管理日益信息化的發展進程,越來越多的信息設備被引進和利用,IT資產也成爲企業的重要資產組成部分。企業IT資產主要是指企業中能夠爲企業創造價值、帶來收益的硬件、軟件和信息資產。採用IT資產管理系統對企業進行信息化的管理可爲企業節省大量的時間、人力和物力,在企業的業務成本、運行與管理和工作效率各方面都發揮着十分重要的作用。但是面對日益激烈的市場競爭,對企業對IT系統的要求上升到新的高度,更加追求IT系統的可用性、可靠性和安全穩定性。可是企業IT資產系統存在統計成本高,更新管理和信息跟蹤難的問題,且要求管理人員在資產安裝、使用、變更、報廢回收的整個資產生命週期中都能完成科學合理的管理工作,又是對管理人員自身技術能力的一大挑戰。因此進行企業IT資產管理的優化,使其能夠更好地爲企業服務是企業管理人員首要考慮與解決的問題。
1IT資產和IT資產管理的特點
IT是InformationTechnology的簡稱,即信息技術,IT資產簡單的講就是信息技術個人或集體所屬的資源,具體可分成實物資產,軟件資產和信息資產等。實物資產,即硬件,它的特點是屬於固定資產,易磨損,更新速度快,且更新成本高;軟件資產的特點是屬於無形資產,企業購買的只是軟件的使用權,並可升級可複製;信息資產的特點是可複製性和依賴性。企業的IT資產管理系統是指以個人計算機爲基礎的綜合資產管理系統,是將從企業中日益增多的個人計算機、各種信息產品、工具、備品、租借品等IT資產的信息通過數據庫進行的一體化管理。使用IT資產管理系統可有效降低成本和自動化資產生命週期,幫助企業更好的瞭解資產成本、風險和合同,從而做出更爲明智的決策。與IT資產的各個特點相對應的IT資產管理的特點有企業IT實物資產的管理是實物資產全生命週期的管理,是異構系統集成的管理;對軟件資產的管理是許可證管理、補丁管理、升級管理;對信息資產的管理是對信息要求、獲取、服務與退出的全生命週期的管理,包括信息的檢索、備份、複製和存儲。IT資產管理人員對企業IT資產管理系統的設計要立足於IT資產與IT資產管理的特點,進行有針對性的設計。
2現階段我國企業IT資產管理系統的發展現狀
儘管在我國現階段,企業業務與IT系統已經相當融合,IT系統在幫助企業降低成本,提高效率方面做出了傑出的貢獻,但是其中仍然存在着諸多的問題,第一,IT資產統計成本高,企業需要經常統計企業內部各個部門的IT資產情況,且每進行一次統計都要消耗大量的人力、物力和財力。第二,IT資產更新管理難,企業中IT資產的轉移、維修、報廢、升級等都會對IT資產信息的統計造成很大的麻煩。第三,IT資產信息跟蹤難,IT資產數量過於龐大,內容也相當複雜,而且信息的更新速度十分快,這讓企業對IT資產信息的跟蹤工作難度加大。第四,IT資產效用評估難,IT資產的效益回報都是以隱性服務效益爲主的,對它的效用評估很難有一個清晰具體的把握。如何對IT資產的整個生產週期進行科學有效的管理是每一個管理工作者面臨的挑戰。在進行對企業的IT資產管理系統的設計時需要充分考慮到當前的發展問題,以做到研發最有價值最貼切實際的企業IT資產管理系統。
3企業IT資產管理系統設計思想及系統需求
企業IT資產管理系統是集管理與服務爲一身的系統,對它的設計應該致力於令它滿足企業對它的實際需求,即要求企業的IT資產管理系統能夠正確管理企業內部各個部門及相應職員的詳細信息;能夠根據用戶的不同身份採取不同的管理手段,爲用戶提供相適應的權限;能夠對系統功能的增刪改查進行實時控制;能夠及時收集資產遷移等變動信息,並提供詳細準確的資產使用情況報告;能夠提供相應的系統安全管理,用戶登陸和相應的安全驗證管理;能夠爲管理部門的工作決策提供數據支持等等,總之設計企業IT資產管理系統的最終目標是利用該系統實現企業IT資產管理的信息化,幫助企業降低成本,防範風險,以提高工作效益。另外對企業IT資產管理系統的設計還需要注意以下幾點:第一,對系統的設計應力求操作的簡便,使每一個員工都能進行正確的操作。第二,要將系統中的數據格式相統一,使企業各個部門之間的各種數據得以標準化,這樣的話方便企業內部的.合作,有利於達成數據的一致和成果的共享。第三,要保證系統的穩定性,這是保障整個企業的工作可以順利進行的關鍵。第四,對企業IT資產管理系統的設計要注意系統的發展環節,要爲系統日後的更新升級留有充足的餘地。
4企業IT資產管理系統的功能模塊
企業IT資產管理系統的功能模塊主要指的是設備管理模塊,配件管理模塊,軟件管理模塊,耗材管理模塊和服務管理模塊五大模塊。對企業IT資產管理系統的設計對這五大模塊的建設都有相對應的建設目標。分別是:在IT資產設備入庫時,建立相對應的基本檔案,記錄設備的基本信息、配件、軟件和歷史臺賬等信息,並對設備管理的常用工作提供軟件支持,當設備資產被員工使用時,還需對員工的基本信息進行備案;建立軟件檔案卡,對軟件的介質、使用臺賬、使用人情況等信息進行詳細記錄;做好耗材的登記、領用和庫存的管理工作,提供零庫存查詢功能;對服務合同進行管理,記錄服務合同的基本信息和歷史臺賬信息。除此之外,還有對企業內員工的管理工作,對每個報障事件的管理服務工作,對操作本系統的用戶進行操作管理等等。簡單的講,對企業IT資產管理系統的設計工作主要要做到對IT資產信息的集中管理、分類歸檔管理和全面的查詢統計。
5企業IT資產管理系統的總體設計
5.1系統管理模式設計
IT資產在進入企業內部之時都要事先進行檔案卡的設備,將IT資產的流動過程和維修過程都一一納入檔案卡之中。檔案卡中的數據應分爲動態數據、靜態數據和配置數據三種,分別記錄檔案卡的流轉記錄;類別、名稱、廠家、登記人、ID、價格、入庫時間、資產所屬等信息;配屬零配件的信息。
5.2系統功能的設計
軟件、設備、配件、耗材、服務、系統、報表等八項管理內容共同組成了管理系統設計的重要內容。具體來說,設備記錄、領取、查詢等相關硬件的管理都屬於設備管理的範疇,而進行設備管理的第一步就是工作人員要對相關設備進行入庫登記,只有經過入庫登記的硬件設備才能夠按規定領取使用。在具體的管理過程中,需要注意下面幾個原則:第一,通常情況下,入庫的新設備都將被默認爲“已入庫可用”狀態;第二,更改入庫設備狀態時,只有“已入庫不可用”和“已入庫可用”兩種情況下選擇;第三,領用、外借以及等待處理是設備出庫僅有的三種裝填,其中等待處理狀態的設備可對其進行相關處理,標記“已入庫可用”狀態的設備能夠進行外借和領用處理;第四,在“報廢”功能中對相關設備進行一定的修改、增加,同時將報廢配件狀態設置爲“已處置”,且在處置原因一欄中填明是報廢;第五,對配件進行相關的管理和設計時,主要是有效實現對配件的入庫登記、領取、處置以及歸還等作用,並將這幾個作用前後有機聯繫起來,從而形成一套完整的配件管理體系;第六,對設備進行管理時,還需要注意的是,對那些已經刪除的配件要標記“已入庫狀態”,且能夠領用。在對設備進行報廢處理時,可以直接進入配件中的“已處置狀態”,此時的配件將不可以做領用處理。在管理耗材時同樣需要重複上述的方法,將入庫登記、申領等作用有機聯繫起來,從而形成一套完整的、科學的耗材管理制度。在對耗材管理進行設計的過程中,可分別對耗材設置“已入庫”、“已領用”、“可領用”、“不能領用”等四種狀態。管理服務合同可具體分爲兩個方面,即外包服務和附屬服務,其中設備的維護、網絡運行以及應急支持等服務屬於外包服務。而合同中規定的採購服務則屬於附屬服務,與硬件、軟件、配件以及耗材等是相互對應的。軟件管理指的是對軟件進行登記、查詢、領用以及歸還等相關的管理,其也同樣具有四種狀態,即“待入庫”、“已入庫”、“已領用”、“已處置”。管理工作日誌指的是記錄每項服務的內容以及提供“服務人”、“服務時間”、“服務客戶”等方面的查詢服務。管理報表統計指的是依據相關的查詢條件,尋找最符合條件的記錄結果集合,以便用戶實現對IT固定資產的統計與管理。管理系統指的是系統管理人員有效實現對組織架構、角色、用戶以及相關權限的有效管理。
5.3技術構架設計
該文所重點分析的技術構架是三層技術構架,總體分成系統平臺、支撐平臺和應用平臺三大部分,其中系統平臺主要是業務辦公信息處理的平臺,在進行平臺設計時要應採用多層應用體系結構和模塊化的設計方法進行設計,充分保障系統開放性、先進性、可擴展性和跨平臺性優勢的發揮。應用平臺是WEB應用系統提供給用戶的統一的操作平臺,對應用平臺進行設計時需建設和完善業務處理模塊,並提供對其他業務系統之間的數據交換接口。所謂的支撐平臺指的是運用組件的形式爲事務處理能力提供專項服務,並通過該平臺可有效實現爲用戶提供各種服務的功能,且爲網絡通訊以及數據庫的讀取提供一定的組件和接口。
6企業IT資產管理系統的實現
根據系統功能、IT資產管理系統分爲設備管理、配件管理、耗材管理和報表統計等模塊。企業IT資產管理系統的實現也主要是指這六大模塊功能的實現。設備管理的功能在於對所有設備的登記、領用、歸還、處置、檔案卡、整合、拆分、查詢、打印,設備登記環節包括設備登記、設備修改、設備刪除和設備入庫。對設備入庫的管理主要是對入庫設備設置爲可用或不可用,對於不可用的設備、不發生領用歸還等操作。設備領用是指完成員工做設備的領用登記工作,主要登記更改設備狀態、增加設備領用的流轉信息、增加設備所攜帶配件的流轉信息。其他的設計工作還包括設備使用人變更、設備歸還、增加和更改配件以及樣本維護。軟件管理實現是指實現軟件管理對全公司所有軟件的登記、領用、歸還、處置、檔案卡、查詢、打印等功能,具體的要求與設備管理相同。服務合同管理的實現主要是實現資產維修管理功能,並實現所有服務登記、檔案卡、打印、查詢等管理功能主要包括資產維修、維修登記、檔案卡三部分。對配件管理的實現是指實現所有配件的登記、領用、歸還、檔案卡、查詢等管理功能,主要包括配件登記、配件領用、配件歸還和檔案卡四部分。對耗材管理的實現也主要指的是企業內所有耗材的登記、領用查詢、打印等管理功能,主要包括耗材登記、耗材領用和耗材統計三方面。報表統計的實現是將所有的IT資產信息化的過程,要求做到按時間、職能部門、品牌對設備進行統計;按時間、職能部門對軟件進行統計;按時間、職能部門對配件進行統計;按時間、職能部門對耗材進行統計,並且報表統計還支持組合查詢和複雜條件查詢。對工作日誌管理的實現主要是維護設備、軟件、配件以及耗材的類別信息,而類別管理主要分爲類別添加、類別修改和類別刪除。
7結語
該文對企業IT資產管理系統的特點、發展現狀以及對企業IT資產管理系統設計的思路與需求,具體的設計與實現進行了詳細的分析。對日後我國企業管理的信息化發展提供了一定的借鑑依據,對促進企業IT資產管理系統的進一步完善有着十分重要的意義。
