（一）市場信息的收集
1、產業信息：這包括了產業性質（是投入期、成長期、成熟期和衰退期）、產業規模（生產總值、銷售總額、進出口總額和從業人員數量等）、產業分佈狀況（產品的分佈、地區的分佈）、廠商數量（潛在參展商和專業觀衆）、產品銷售方式（適合舉辦展覽會的產業一般都是那些“看樣成效”爲主的行業；還得考慮產品的銷售渠道模式及其成熟度，比如批發市場；還有季節性等）。收集這些信息還得國內外信息等。
2、市場信息：從策劃舉辦一個展覽會的角度出發，需要收集的市場信息主要有：市場規模、市場競爭態勢、經銷商數量和分佈狀況、行業協會狀況、市場發展趨勢、相關產業狀況等。
3、有關法律法規：不管是產業還是市場，它們都不同程度地受到國家有在法律法規的影響和約束，對舉辦展覽會存在着重大的影響。我們應主要了解的有：產業政策、產業發展規劃、海關有關規定、市場準入規定、知識產權保護、其他規定等。
4、相關展會的信息：展覽會過多，我們很難的進行全面收集，但至少應該收集到相關展覽會的下述信息：同類展覽會的數量和分佈情況、同類展覽會之間的競爭優勢、重點展會的基本情況等。
5、獲取信息的方法：一是委託專門的市場調查機構幫助收集，二是收集現成的資料，三是市場抽樣調查，四是通過網絡收集。
（二）展覽題材的選定
展覽題材就是舉辦一個展覽會所計劃要展出的展品的範圍。
1、確定在哪個行業舉辦展會：我們需要將市場細分出來，那如何分：細分市場的規模和發展潛力、細分市場的盈利能力、細分市場的結構吸引力和辦展機構自身的辦展目標和資源。接下來就得考慮選擇我們這個展覽會的具體題材了，主要有新立題材、分列題材、拓展題材和合並題材。
2、新立題材：指辦展機構從來沒有涉及的產業作爲舉辦新展覽會的展覽題材。一般來說，辦展機構爲確定新立題材進行市場調查的產業不止一個，而是有好幾個，也就是說，同時對幾個題材展開調查，以便經過分析後確定一個或幾個可以進入辦展的題材。那麼辦展機構可以從收集到的信息中選新立題材，亦可從國外已經舉辦的展覽會的有關題材中選擇新立題材。
3、分列題材：就是說辦展機構將已有的展覽會的展覽題材進再作進一步的細分，從原有的大題材中分列中更小的題材，並將這些小題材辦成獨立的展覽會一種選擇展覽題材的方式。當然，這並不說你想分就分哦，一般要滿足以下幾個條件纔可以分裂：一原有的展覽會已經發展到一定的規模，某一細分題材達到一定的展覽面積；二由於場地限制等原因，這個細分題材的展覽面積受限；三細分出來的這個題材不會對原有的展會弄成太大影響；四這個細分的題材和原有展覽會其他題材之間有相對的獨立性；五收集的信息表明可以細分的題材可以單獨舉辦。
4、拓展題材：就是將現有展覽會所沒有包含的，但與現有展覽會的展覽題材有密切關聯的題材，或者是將現有展覽會展覽題材中暫時還末包含的某一分題材列入現有展覽會展覽題材的一種方法。拓展展覽題材是擴大展覽會規模的一種常用的有效辦法，一可擴大招展展品範圍，二可以擴大參展企業數量和觀衆來源，當然還須具備以下條件：一是計劃拓展的題材與現有展覽會的展覽題材要有一定的關聯性；二是計劃拓展的題材的加入與現有展覽會不會弄成操作上的任何不便；三是現有展覽會的專業性不會因計劃拓展的題材的加入而受到影響。
5、合併題材：就是將兩個或兩個以上彼此相同或有一定關聯的展覽題材的現有展覽會合併爲一個展覽會，或者是兩個或兩個以上的展覽會中彼此相同或有一定關聯的展覽題材剔除出來，放在另一個展覽會裏統一展出。
（三）展會項目立項策劃
在確定了展覽題材、基本收集到上述各種信息並對信息進行初步分析後，就可以進行展覽項目立項策劃了。項目立項策劃就是根據掌握的各種信息，對即將舉辦的展覽會的有關事宜進行初步規劃，設計出展覽會的基本框架。那麼展會項目立項策劃應注重什麼呢？側重於從定性的角度來規劃即將舉辦的展覽會，而不是詳細地對即將舉辦的展覽會進行定量的分析。項目的可行性分析將在後面的章節介紹。展會項目立項策劃具體包括了：
1、展會名稱：展覽會的名稱一般包括三個方面的.內容，即基本部分、限定部分和行業標識。如第96屆中國出口商品交易會，交易會是基本部分，中國和第96屆就是限定部分了，而出口商品就是行業標識了。展覽會的名稱也就是確定了展會基本內容和基本取向。
2、展會舉辦的地點：展覽會在哪個國家、哪個地方、哪個展館舉辦？是在不同的地方輪流辦？還是在一個地方舉辦？
3、辦展機構：指負責展會的組織、策劃、招展和招商等事宜的有關單位。可以是企業、行業協會、政府部門和新聞媒體等。一般有主辦單位、承辦單位、協辦單位、支持單位等。主辦單位是指擁有展會並對展會承擔主要法律責任的辦展單位，現實情況是這些主辦單位即不參與展會的實際策劃、組織、操作與管理，也不對展會承擔法律責任；那麼承辦單位就是直接負責展會的策劃、組織、操作與管理，並對展會主要財務責任的辦展單位；協辦單位一般不承擔財務責任，也不承擔展會的主要招展和招商工作，只對主辦或承辦單位的工作起協助作用；支持單位有時候也承擔一些展會的招商和宣傳推廣工作，但基本不參與展會的招展工作，也不對展會承擔任何財務責任。
4、辦展時間：一是指舉辦展會的具體開展日期，二是指展會的籌/布展和撤展日期。例如某個展會的辦展時間是，開展時間：XX年8月19日上午9：30分，展覽時間：8月19日~22日上午9：00-16：30，觀衆開放：專業觀衆開放日，一般觀衆開放時間；籌展時間8月16~18日，每天上午9：00-17：00；撤展時間：8月22日下午13：00-17：00或23日。
5、展品範圍：在上面我們提到了如何選擇和確定展覽題材的方法，這個對選擇和確定展品範圍也同樣適用。根據展會定位，展品範圍一般包括一個或幾個產業，或者是一個產業中的一個或幾個產品大類。
6、辦展頻率：是指展會一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次，或者是不定期舉行。辦展頻率的確定受展覽題材所在產業的特徵的制約。這包括產業的生命週期，產品的生命週期的影響。
7、展會規模：一是展會的展覽面積是多少，二是參展單位的數量多少，三是參觀展會的觀衆有多少。在策劃展會時，我們都要作出預測和規劃。
8、展會定位：通俗點說，就是清晰的告訴人家這個展會是什麼和有什麼，具體地說，展會定位就是辦展機構根據自身的資源條件和市場競爭狀況，通過建立和發展展會的差異化競爭，使自己舉辦的展會在參展企業和觀衆的以目中形成一個鮮明而獨特的印象的過程。展會定位要明確展會的目標參展商和觀衆、辦展目標、展會的主題等。
9、展會價格和展會初步預算：展會展位的價格往往包括室內展場的價格和室外展場的價格，室內展場的價格又分爲空地價格和標準展位的價格。在制定展會的價格時，一般遵循“優地優價”的原則，即那些便於展示和觀衆流量大的展位的價格往往要高一些。
10、人員分工、招展招商和宣傳推廣計劃：人員分工計劃、招展計劃、招商和宣傳推廣計劃是展會的具體實施計劃，這四個計劃在具體實施時會互相影響。人員分工計劃是對展會工作人員的工作進行統籌安排，招展計劃主要是爲招攬企業參展而制定的各種策略、措施和辦法，宣傳推廣計劃則是爲建立展會品牌和樹立展會形象，並同時爲展會的招展和招商服務的。以上各計劃涉及的內容較多，也較複雜，在後面我們將有專門的章節來介紹。
11、展會進度和相關活動計劃：展會進度計劃是在時間上對展會的招展、招商、宣傳推廣和展位劃分等工作進行的統籌安排。它明確在展會的籌辦過程中，到什麼階段就應該完成哪些工作，直到展會成功舉辦。展會進度計劃安排得好，展會籌備的各項準備工作就有條不紊地進行。這些內容在之後在行介紹。
（四）展會立項策劃書
在完成上述工作後，我們就可以提出《展會立項策劃書》了。該策劃書是對上述各項工作的歸納和總結，也是舉辦這個展覽會的辦展規劃、策略和方法。那麼策劃書應該包括哪些內容呢？
1、舉辦這個展覽會的市場環境分析：這主要是指我們所舉辦的這個展覽題材（比如新能源、新技術、新設備展覽會）當前的行業現狀、國家的有關法律、法規和新的政策信息、與這個展覽會同類的展覽會（如北京國際能源展覽會、電力電工設備展覽會等）情況，以及展覽會舉辦地（比如在昆明舉辦）市場的分析（如雲電送粵、雲電外送、西電東送、農村電網改造等）。
2、提出這個展覽會的基本框架：包括展覽會的名稱和舉辦地點、辦展機構的組成、展品範圍、辦展時間、辦展頻率、展會規模和展會定位等。
3、展會的價格及初步預算方案。
4、展會的工作人員是怎麼分工的計劃。
5、展會的招展計劃。這主要指展覽會的展區如何安排、展位如何劃分、如何招攬企業參展的計劃。
6、展會招商計劃。看清楚了，這裏是指招商哦，那招商有哪些呢？
7、展會宣傳推廣計劃。
8、展會籌備進度計劃。
9、展會服務商安排計劃。
10、展會開幕和現場管理計劃。
11、展會期間舉辦的相關活動計劃（比如要開一個國際太陽能光伏學術論壇）。
12、展會的結算計劃（展覽會的收支結算）
