會議、研討會和培訓日等其他會議需要更多的時間和精力才能順利實現。對於這樣的會議，重要的是要制定一個計劃。根據有多少人出席會議，會議是多麼重要，您可能需要提前幾個月開始規劃。
會議規劃第一階段：
設立一個項目組組織會議。確定角色和責任，工作方式和聯繫方式。
制定目標和目標。
準備項目規格。
決定包括設備，場地，交通，餐飲，活動，賓館，娛樂，講義等在內的預算...
同意時間表，里程碑和期限以及每個會員的時間承諾。
會議規劃第二階段：
準備詳細的甘特圖，顯示序列，時間表和任務。
準備一個場地清單，該場地需要爲這次會議提供什麼。
研究場所，檢查可用性，要求報價，準備一份候選名單。
同意會議日期，記得檢查場地，主要演講者等的.可用性...
準備會議議程。
準備視覺材料，出門，演示等...
準備會議通信材料，選擇溝通方式，即：通過電子郵件發送給員工，電話或親自到主要客戶等。
會議規劃第三階段：
確認會場和預訂。
確認出席併發送位置/旅行詳情。
完成交通安排。
完成餐飲和住宿。
完成娛樂和社交活動。
檢查視聽和電腦設備。
會議規劃第四階段：
儘早到達會議場所，以確保一切順利。
檢查會議室是乾淨的，安排座位，空調/暖氣設置在舒適的溫度，良好的照明。
檢查所有設備和供電點，並立即向場地維護人員報告任何故障。在會議期間如果設備發生問題，請查看誰要談談。
仔細檢查您的餐飲，住宿和娛樂要求是否已知，並將得到滿足。如果有什麼不正確的話，或者在會議期間需要額外的東西，找出誰要談話。
確保在入口處有人在場，迎接與會者到達並讓他們定居。
根據會議的性質，您可能還希望有一個會後計劃，涉及收集參加者的反饋，安排後續會議等...
