文祕的專業知識就是辦文，辦會，辦事。辦文就是要學會寫文章，各類文種的寫作，比如說：請示，批覆，報告，通知，通告，意見，合同等等。辦會就是要能組織和策劃各種會議。辦事就是有一般辦公室管理知識。能很好地處理辦公室的日常事務。
祕書的定義
1.祕書服務的根本對象是領導者；
2.祕書活動的基本方式是處理信息和事務；
3.祕書活動的根本性質是輔助性。
類別層次
類別
按祕書的從屬和服務對象的角度，可分公務祕書和私人祕書兩類。
以祕書在組織內部的工作分工來分，可以分爲：行政祕書、機要祕書、生活祕書、會議祕書、文字祕書、信訪祕書、公關祕書。
以祕書從事工作的行業特徵來分，可分爲法律祕書、醫藥祕書、教育祕書、體育祕書、軍事祕書等。
層次
在祕書職位的縱向層次上分爲：初級祕書、中級祕書和高級祕書。
包含4層含義：
1.體現了不同級別的祕書從低到高的不同輔助層次。
2.體現了不同層次祕書工作量及相應的祕書結構比例。
3.體現了不同層次的祕書在知識、經驗和能力上的級差。
4.體現了不同層次的祕書人員在級別和工資待遇上的差別。
職業特徵
【（一）祕書的職業特徵】
服務的直接性和穩定性。
知識化和專業化。
年輕化和女性化。
【（二）祕書日益成爲現代社會急需的軟人才】
祕書是“軟人才”中的代表之一。
祕書的職業通道很長，中國加入WTO，爲祕書提供了更加無限廣闊的發展空間。
工作性質
【（一）祕書的根本性質——輔助性】
1.輔助性是祕書部門天生的屬性。
2.輔助性是領導工作對祕書工作的必然要求。
3.輔助性是由祕書部門在管理體系中的地位所決定的。
【（二）祕書工作的特徵】
1.中介性
祕書部門的這種中介性特徵一方面決定了祕書工作的"紐帶"和"橋樑"的作用，另一方面也決定了祕書工作是非獨立性的輔助工作。
2.直接性
祕書工作的'直接性體現在：在行政組織上，在崗位設置上，在工作程序上。
3.全面性
是體現在職能輔助的全面性上。
是體現在過程輔助的全面性上。
4.服務性
人們把祕書工作比喻爲“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”，把祕書工作說成“沒大沒小，沒完沒了”。
5.被動性
祕書工作的的被動性。要求祕書人員一定要不越權、不越職。
祕書應在輔助性被動性的工作中發揮創造性和主動性。
6.潛隱性
祕書工作的潛隱性表現在三個方面：
活動名義的假借性。
活動過程的幕後性。
勞動成果的潛在性。
7.機密性
對重要信息進行保密工作。
