一、標題
一般而言，表揚信標題單獨由文種名稱“表揚信”組成，位置在第一行正中。
二、稱謂
表揚信的稱呼應在開頭頂格寫上被表揚的機關、單位、團體或個人的名稱、姓名。寫給個人的表揚信，應在姓名之後加上“同志”、“先生”等字樣，後邊加冒號。若直接張貼到某機關、單位、團體的表揚信，開頭則不必再寫受文單位。
三、正文
正文的內容要另起一行，空兩格寫，一般來說以下內容應該寫出：
1.表揚的理由。用概括敘述的語言，重點敘述人物事蹟的發生、發展、結果和意義。敘述要清楚，要突出最本質的方面，用事實說話，儘量不要空泛地談道理。
2.行爲的意義，在敘事的基礎上進行評價、議論，讚頌該人所作所爲的道德意義,如指出這種行爲屬於哪種好思想、好風尚、好道德。
四、結尾
該部分要提出對對方的表揚，或者向對方的單位提出建議，希望對某位員工給予表揚，如“某某同志的優秀品德值得大家學習，建議予以表揚”。如果表揚信是寫給受表揚者本人的，則感情應當深入，適當談些“我們深受感動”、“值得我們學習”等方面的內容。在結尾處寫上“此致敬禮”等結束用語，“此致”、“祝”等字要寫在行尾，其餘的字要另起一行頂格寫。
五、落款
落款應寫明發文單位名稱或個人姓名，並在右下方註明成文日期。
****物業公司領導：
您們好!
今天，我是懷着誠摯的`謝意向你們表示感謝的，尤其是保安部門的***。
本週一，我上班時突然發現原來掛在皮帶上的公司的門卡不見了，心想一定是丟在外邊了。雖然不值什麼錢但上班很不方便，補辦手續繁雜。正在我着急的時候，物業保安部打來電話，說保安***在樓道門口撿到一門卡，上面有我的姓名和公司電話。我當天就已領回失物，非常感謝***及保安部周到及時的服務。
一直以來保安部的小夥子們除了做好在小區站崗、巡邏、對外來車輛登記等職責內的工作外，還經常主動幫業主拿東西、幫助指揮業主車輛停靠、疏通道路、偕老扶幼、言行禮貌、助人爲樂，讓我一進小區就能感受到溫暖的回家的感覺。
他們的精神實在是令人感動，在此對全體保安部同志表示感謝!同時也深深爲物業公司那種主動爲業主服務的工作風氣所感動!
謝謝! 再一次向***表示感謝!
***業主
****年**月**日
