(一)擬定會議工作方案。
一般應包括以下內容：會議記錄簡報工作、會議經費預算、食宿安排、保衛和保密工作等。
(二)選定、安排議題。
會議討論的問題、決策的對象，就是議題。大中型會議的議題由會議領導機關和領導同志確定。日常會議的議題，有的由分管某項工作的領導同志提出，有的由下級機 關或者根據領導同志指示準備議題，然後將收集到的議題進行篩選，加以修改、討論、充實，報請有關領導審查後，按周、月或季度統籌安排。
安排會議議題應注意以下問題：一是下一級會議可以解決的或者個別領導同志可審批解決的問題，一般不要安排上級會議討論;二是黨的會議同政府的會議討論的議題 要有所區別;三是提交會議討論的議題，一般要有簡要的文字材料，並在開會前幾天經領導同志審批後，發給有關同志閱讀，準備意見;四是臨時提出的一般議題不 宜倉促安排，保證會議質量;五是一次會議議題不能安排過多或過少，要測算每個議題大致所需時間，合理分配，一般安排一個主要議題和一二個小議題爲宜，六是 儘可能地將同類性質的議題提交一次會議討論;七是應準備一些後備議題，以便在會議進展順利、時間充裕的情況下提供會議討論。
(三)擬定會議議程、日程和程序。
議程，是會議所要通過文件、解決問題的'概略安排。用簡練文字逐項寫出即可。日程，是在一般時間內會議進行的具體安排，一般採用簡短文 字或表格方式，將會議期間每天上午、下午及晚上的活動列出即可，如有說明，附於表後。程序，是一次會議按照時間先後或依次安排的工作步驟。程序可繁可簡， 可粗可細。議程、日程應當事先發給與會人員，有的代表大會還應提出交大會主席團通過後才能生效。程序只供領導同志主持會議時參考，不發給其他同志。
(四)準備會議文件、報告。
日常工作會議的文件、報告，主要應由各職能部門起草準備。會議祕書部門應於會前通知有關部門報送會議文件，對文件內容和質量進行初審，並向領導同志提出所報送的文件能否提交會議討論的意見。
(五) 提出與會人員名單。
提名與會人員，是一項重要的政治性很強的工作，應當掌握以下原則;一是周到全面。日常工作會議請與會議討論議題密切相關的部門領導同志 列席;臨時性會議，屬於徵求意見性質的，應請有關方面的主要領導同志和代表參加;屬於專業性質的，應請各有關方面主管該項工作的領導同志、專家和在該方面 有實際經驗的工作者參加;屬於紀念、慶祝性質的，應請一些有名望、影響與所紀念、慶祝事項有關的同志及各民主黨派人士、各界代表參加。二是寬嚴適度，準確 無誤。從有利工作和便於保密的角度出發，做到提名合情合理，不寬不嚴，不錯提，不漏提。三是無論出席或列席會議人員，均不帶二“議員"(助手)。四是會議 祕書工作人員提出的與會人員名單，需要報請領導同志審覈後方能最後確定。
(六)編排分組。
多次性的大中型會議在參加會議人員名單確定之 後，要對與會人員進行編組，即按照一定的規律將全體與會人員劃分若干小組，以方便討論問題。編組的基本方法有：根據地域編組;根據系統或行業編組;完全按 人數編組。在進行編組時，要注意組的數量、規模適中。編組要全面周到，儘可有將召集會議機關的領導同志分散到各個組。
(七)選定、佈置會場。
1、選定會場。會場的選擇，要結合開會人數、會議內容等綜合考慮。在有條件的情況下，主要考慮下列因素：第一，會場大小適中，以每人平均2~3平米爲 宜。太大顯得鬆散，過小則擁擠。第二，會場地點適中。第三，會場附屬設施齊全，包括照明、通訊、衛生、服務、電話、擴音、錄音等。2、佈置會場。不同的會 議，要求有不同的佈置形式。黨的代表會議會場要求樸素大方，人民代表大會會場要求莊嚴隆重，慶祝大會會場要求喜慶熱烈，追悼會會場要求莊重肅穆，座談會會 場要求和諧融洽，紀念性會議會場要求隆重典雅，日常工作會議會場要求簡單實用。這裏主要講一下會場形式和排列座次問題。
