爲了確保工作或事情順利進行，我們需要提前開始方案制定工作，方案是書面計劃，是具體行動實施辦法細則，步驟等。那麼問題來了，方案應該怎麼寫？下面是小編精心整理的會議方案8篇，希望對大家有所幫助。
會議方案 篇1
一、會議時間：11月9日(週五)上午8時15分前報到，會議半天，中飯後離會。
二、會議地點：越秀外國語職業學院
三、參加會議對象：縣(市、區)組織部分管領導、組織科長，教育局分管領導、人事處領導和組織員，市直每個縣(市)有代表性的社會力量舉辦學校董事會負責人和黨組織負責人。會議代表約60人。
四、會議議程：
主持人：
1、典型發言：(8時30分)、(每個代表發言時間15分鐘)
①諸曁市委組織部
②越秀外國語職業學院黨委
③諸曁海亮外語學校黨總支
2、市委組織部領導和市教育局領導講話。(9時15分)
3、市委領導講話。
4、參觀越秀外國語職業學院校園。(11時15分)
5、就餐(11時半)(地點：)
五、會議材料準備。
1、典型材料：
①諸暨市委組織部(請市委組織部落實)
②越秀外語職業學院黨委
③諸暨海亮外語學校黨總支
④託普信息技術學院(籌)黨總支
⑤諸暨天馬實驗學校黨委
2、組織部和教委聯合下發《關於加強社會力量主辦學校黨建工作的意見》。
會議方案 篇2
首先，我們要根據你的需求來定音箱的種類，現在有家用的、專業的、廣播類的音響系統之分，如果要做會議室最好用專業的，家用的在會議室不適用，廣播類的音質不佳。
其次，確定你的房間要做好吸聲，例如牆面做些吸音材料，地面鋪些地毯等等，保證房間的反射聲減小，減少混響，也可以減少嘯叫的可能性。
第三，確定所要達到的聲壓級，和音箱的數量及特性。
根據國家標準GYJ25-86《廳堂擴聲系統的聲學特性指標》的規定，一級的宴會廳、會議室聲壓級要大於等於103dB，二級要大於等於98dB.
你的聲場所要期待的聲功率大概在600--800W爲佳。
也就是說，你要買專業音箱，四隻，可前後分佈個兩隻，吊裝最佳，利用地面支架也可。
每隻音箱要有400W---600W，每隻音箱靈敏度在98---103dB。這樣，你的聲場要求即可滿足。如果要求聲場均勻，可以再增加兩隻同樣指標的音箱，放置在中間位置兩側。
第四，專業音箱要有專業設備來使用，首先要有調音臺；
會議話筒（可選用帶主機的會議話筒，可以進行前置放大）；手持無線或有線話筒（主持人用）。
根據話筒的數量酌情選擇，如果只是會議，有8路、10路的調音臺即可。
其次要有功放，最好買兩臺功放分別來推四隻音箱，三臺推六隻音箱，如果功率、阻抗搭配得當，也可兩臺功放推六隻音箱。看樓主想買什麼樣的牌子了。
如果資金寬裕，還可加均衡器、效果器、反饋抑制器、壓限器等等。嫌麻煩的話就直接加均衡器和數字處理器即可。
最簡單的，那就話筒---調音臺（可帶效果）---功放----音箱連接即可。
全套價位也有高有低，普通點的8000---12000。對於品牌，我認爲還是你自己去試聽，試試人聲，聽聽語言擴聲的清晰度。個人覺得性價比不錯的國外音箱品牌是BOSE，JBL，NEXO等等，國內的音箱品牌有宏志（HZ），音王（soundking），宏程，唐龍太極（TD）等等；
會議方案 篇3
(一)安排方式：這裏有幾種方法來處理會議的團體住宿，最簡單的方法是由參會者自己安排住宿，但是更有效和考慮經濟利益來說最好是由主辦單位預定房間，如果不事先保留房間，會產生下列問題:
1.遇到旺季，飯店可能將房間賣出，這樣會迫使參會者住在距離會場較遠的地方。
2.參會者可能拿不到優惠價格，因爲個人無法有講價的能力。
3.會場租金可能較高(如會場也在飯店)，通常飯店以預訂房間數多寡來考慮場租可否講價。
因爲會議公司經常與酒店合作，酒店都有協議價給到會議服務公司，所以客房和會場預訂最好選擇會議公司合作，善達公關就是您理想選擇之一。
(二)住宿程序：一旦預訂的房間決定後，決定用哪4種基本住宿程序是你需要的：
1.告訴飯店所有參會者住宿經由團體(主辦單位)訂房卡或申請表爲憑。
2.告訴飯店所有訂房以主辦單位的住宿表爲憑證。
3.經由專業會議服務公司代爲處理。
4.經由主辦單位的住宿組人員負責。
(三)預定會議住宿的方式：會議期間可能需要大量的房間，這些都必須事先預訂，否則會造成住宿方面的問題，特別是遇到旺季，可能找不到房間可以住，在此針對會議住宿的方式分別作說明。
訂房卡：如果會議需要住宿的人數不多的話，可以直接向飯店或會議中心索取訂房卡，是免費的。主辦單位隨同會議通知寄上訂房卡再由參會者直接向飯店訂房。
這份訂房卡或申請表亦可按照基本格式事先印製，在印製前先做一份草案請飯店覈對房價、訂金等事項是否有誤，通常飯店會希望註明如果訂金沒有收到前無法確認，另外也可以註明有任何稅金或服務費。
另外還有一點也很重要，就是強調訂房截止日，以鼓勵參會者儘早預訂。截止日的訂定是與飯店在簽訂合約前同意的。
住宿單：住宿單通常使用在小型會議，由主辦單位支付房間費。將一份表格寄給你邀請的人，要求他填寫陪同人員名字，希望哪種房間，抵達與離開日期，將表格資料填在住宿單中給飯店，並告訴飯店收款方式，內容包括：
1.註明房間服務費和稅金由個人或是邀請單位支付。
2.註明雜費由誰負責(如在飯店餐廳用餐、洗衣、電話費等)。
3.房間只保留到抵達日的下午6時，還是由邀請單位全權負責。
4.要求飯店在寄上確認信前，先由邀請單位覈對後再分別寄給他們。
一旦房數被確定後，住宿局/觀光局會提供你一份飯店資料，讓你參考與選擇，然後再由主辦單位與飯店業務代表談房價。
如果可能，最好實際去看一下使用飯店房間的設備，這不但有助於你房價的講價，同時提出一些參會者可能會問的問題，請飯店人員答覆，同時也可以瞭解飯店預訂作業和前臺服務情形。
特別預訂：有些會議籌辦人在所有預訂房間中保留數間給特定的人或團體，並給予特別處理，例如：總計預訂400間，40間爲VIPs(貴賓)使用，其餘360間爲參會代表，使用特別預訂是因爲有些記者和參展商都要特別小心接待。
詳細與飯店業務代表討論細節，並訴諸文字，彼此要了解：
1.特別預訂多少房間，什麼類別和房價。
2.預訂的作業程序。
3.什麼時限內未使用的房間轉到一般預約中。
在決定特別預訂前，可能需要不同表格，對參展廠商的表格可以用不同顏色或註明特別截止日，對於貴賓(VIPs)則註明不同身分並由你自己處理他們的住宿安排。
工作人員房間預訂和免費房間：在一般參會者住宿安排開始前，先分派好工作人員住宿和免費房間。
一般來說工作人員及免費房間的住房表直接送給飯店業務人員，包括名字和地址、職稱或註明他(她)在會議中的工作角色、需要什麼類型房間、抵達與離開日期、如果不是免費房間，由誰支付房間費和附帶費用(如電話、洗衣等)。工作人員所住的房價通常會提供較優惠價格，來降低主辦單位的成本。
最好註明他們的身分，因爲飯店經常根據你這份住房表提供貴賓(逮VIPs)特別禮遇(如送水果、小禮物等)，你可能也希望將確認函直接給你，由你覈對無誤後再寄給貴賓或工作人員。
(四)住宿表格的內容：住宿表格通常由會議籌辦人草擬、由主辦單位印製，但準備表格前先確認
有關作業原則，例如截止收件日、確認回函寄給主辦單位或飯店、是否接受電話詢問。
雖然有些住宿表格對某一特定團體要求一些額外資料，一般標準表格包括下列內容：
1.主辦單位名稱。
2.會議名稱。
3.會議日期。
4.會議地點。
5.收件截止日期。
6.確認函回信地址。
7.各飯店的房價。
8.稅金明細。
9.飯店的地理位置圖。
會議方案 篇4
1、交通費用,交通費用可以細分爲：
(1)、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機嘗碼頭至住宿地的交通
(2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。
(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機嘗車站、港口交通費用。
2、會議室/廳費用
具體可細分爲：
(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施並不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。
(2)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求(通常可向專業的會議服務公司諮詢，以便獲得最適宜的性價比)，否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由於品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。
(3)、會場佈置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業的會議服務商協商。
(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、祕書服務、運輸與倉儲、娛樂保艦媒介、公共關係等。基於這些支持均爲臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。
對於這些單項服務支持，主辦方應儘可能細化各項要求，並單獨簽訂服務協議。
3、住宿費用
住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費裏面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對於會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。
正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及範圍。
4、餐飲費用
會議的.餐飲費用可以很簡單，也可以很複雜，這取決於會議議程需要及會議目的。
(1)、早餐
早餐通常是自助餐，當然也可以採取圍桌式就餐，費用按人數計算即可(但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改爲按預定人數收取費用)
(2)、中餐及午餐
中餐及午餐基本屬於正餐，可以採取人數預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行採購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。
(3)、酒水及服務費
通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15％左右的服務費。
(4)、會場茶歇
此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要而外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分爲西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等爲主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心爲主。
(5)、聯誼酒會/舞會
事實上，聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會複雜，宴會只要設定好餐標與規模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持，其預算可能需要比較長的時間確認：
6、視聽設備
除非在室外進行，否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果爲了公共關係效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較複雜，包括：
●設備本身的租賃費用，通常按天計算
●設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理
●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委託代理
c、演員及節目
通常可以選定節目後按場次計算——預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點如果有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看錶演的人數正相關——專場或包場除外。
d、其他——點心、水果及調製色酒
5、雜費
雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用，包括打英臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保艦翻譯與嚮導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通常可以在會務費用預算中增列不可預見費用。
會議方案 篇5
爲認真貫徹落實省市交通工作會議精神，總結上半年交通工作，全面部署下半年的工作任務，特制訂全區交通工作會議方案如下：
一、會議時間：20xx年7月7日上午8：30
二、會議地點：鴻運酒店二樓會議室
三、與會人員：
區委副書記、區長張明；區委常委、區政府副市長路良。
各鎮（區、街）鎮長（辦事處主任）。國土局、財政局、公安局、發改局、監察局、住建局、審計局、林業局、安監局、廣電局等單位主要負責人。
交運局、港航局、公路局中層（含）以上幹部。
市交運集團、客運公司、公交公司、運輸公司等單位主要負責人。（共100人）
四、會議議程。
會議由區政府副市長路良主持，會議日程有兩項：
1、路區長與各鎮（區）街道簽訂20xx年度鄉村公路建設養護管理目標責任書。
2、張區長做重要講話。
會議方案 篇6
（一）擬定會議工作方案。
一般應包括以下內容：會議記錄簡報工作、會議經費預算、食宿安排、保衛和保密工作等。
（二）選定、安排議題。
會議討論的問題、決策的對象，就是議題。大中型會議的議題由會議領導機關和領導同志確定。日常會議的議題，有的由分管某項工作的領導同志提出，有的由下級機關或者根據領導同志指示準備議題，然後將收集到的議題進行篩選，加以修改、討論、充實，報請有關領導審查後，按周、月或季度統籌安排。
安排會議議題應注意以下問題：一是下一級會議可以解決的或者個別領導同志可審批解決的問題，一般不要安排上級會議討論；二是黨的會議同政府的會議討論的議題要有所區別；三是提交會議討論的議題，一般要有簡要的文字材料，並在開會前幾天經領導同志審批後，發給有關同志閱讀，準備意見；四是臨時提出的一般議題不宜倉促安排，保證會議質量；五是一次會議議題不能安排過多或過少，要測算每個議題大致所需時間，合理分配，一般安排一個主要議題和一二個小議題爲宜，六是儘可能地將同類性質的議題提交一次會議討論；七是應準備一些後備議題，以便在會議進展順利、時間充裕的情況下提供會議討論。
（三）擬定會議議程、日程和程序。
議程，是會議所要通過文件、解決問題的概略安排。用簡練文字逐項寫出即可。日程，是在一般時間內會議進行的具體安排，一般採用簡短文字或表格方式，將會議期間每天上午、下午及晚上的活動列出即可，如有說明，附於表後。程序，是一次會議按照時間先後或依次安排的工作步驟。程序可繁可簡，可粗可細。議程、日程應當事先發給與會人員，有的代表大會還應提出交大會主席團通過後才能生效。程序只供領導同志主持會議時參考，不發給其他同志。
（四）準備會議文件、報告。
日常工作會議的文件、報告，主要應由各職能部門起草準備。會議祕書部門應於會前通知有關部門報送會議文件，對文件內容和質量進行初審，並向領導同志提出所報送的文件能否提交會議討論的意見。
（五）提出與會人員名單。
提名與會人員，是一項重要的政治性很強的工作，應當掌握以下原則；一是周到全面。日常工作會議請與會議討論議題密切相關的部門領導同志列席；臨時性會議，屬於徵求意見性質的，應請有關方面的主要領導同志和代表參加；屬於專業性質的，應請各有關方面主管該項工作的領導同志、專家和在該方面有實際經驗的工作者參加；屬於紀念、慶祝性質的，應請一些有名望、影響與所紀念、慶祝事項有關的同志及各民主黨派人士、各界代表參加。二是寬嚴適度，準確無誤。從有利工作和便於保密的角度出發，做到提名合情合理，不寬不嚴，不錯提，不漏提。三是無論出席或列席會議人員，均不帶二“議員"（助手）。四是會議祕書工作人員提出的與會人員名單，需要報請領導同志審覈後方能最後確定。
（六）編排分組。
多次性的大中型會議在參加會議人員名單確定之後，要對與會人員進行編組，即按照一定的規律將全體與會人員劃分若干小組，以方便討論問題。編組的基本方法有：根據地域編組；根據系統或行業編組；完全按人數編組。在進行編組時，要注意組的數量、規模適中。編組要全面周到，儘可有將召集會議機關的領導同志分散到各個組。
（七）選定、佈置會場。
1、選定會場。會場的選擇，要結合開會人數、會議內容等綜合考慮。在有條件的情況下，主要考慮下列因素：第一，會場大小適中，以每人平均2~3平米爲宜。太大顯得鬆散，過小則擁擠。第二，會場地點適中。第三，會場附屬設施齊全，包括照明、通訊、衛生、服務、電話、擴音、錄音等。
2、佈置會場。不同的會議，要求有不同的佈置形式。黨的代表會議會場要求樸素大方，人民代表大會會場要求莊嚴隆重，慶祝大會會場要求喜慶熱烈，追悼會會場要求莊重肅穆，座談會會場要求和諧融洽，紀念性會議會場要求隆重典雅，日常工作會議會場要求簡單實用。這裏主要講一下會場形式和排列座次問題。
會場形式。日常工作會議的會場佈置形式多爲圓型、橢圓型、長方型、正方型、一字型、T型、馬蹄型，體現民主與團結的氣氛；座談會、討論會的會場佈置成半圓型、馬蹄型、六角型、八角型、回字型，使人有輕鬆、親切之感；中型會議的會場佈置成而字型、M字型、扇面型，使人有正規、嚴肅之感；大型茶話會、團拜會的會場佈置成星點式、衆星拱月式爲好。大型會議一般在禮堂召開，形式是固定的。
排列座次，是指按照一定的規律和比較科學的原則給與會人員安排座位。
排列座次的幾種規則：
1、凡要正式公佈名單的，按照名單先後順序排列座次。
2、按照選舉得票多少排列座次，得票數一樣的，以姓氏筆畫爲序排列先後。
3、按照姓氏漢語拼音字母字頭爲序排列先後。
4、按照姓氏筆畫爲序排列座次。
排列座次的幾種方法：
1、橫排法。即按照公佈名單或以姓氏筆畫爲序從左於右依次排列座次，先排出席會議的正式委員（代表），後排候補委員（代表）。
2、豎排法。即按照各代表團成員的即定次序或姓氏筆畫沿一條直線從前至後依次排列座次，正式代表在前，候補代表在後。每個代表團的排列次序按固有順序從左至右排列，或以會場中心座位爲基點，向兩邊交錯擴展。
3、左右排列法。即按照公佈名單或以姓氏筆畫爲序，以會場或主席臺中心爲基點，向左右兩邊交錯擴展排列座次。中國傳統習慣以左爲上，排在第一位的居中而坐。以此爲基點，其餘的以居中者的左手方爲第一順序，一左一右，依次排列。
（八）制發會議證件。
會議證件是表明與會議直接有關人員身份權利和義務的證據。會議證件可分爲兩類：一類是會議正式證件，包括代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證、請柬等；另一類是工作證件，包括工作證、記者證、出入證、汽車證等。各種證件的內容欄目，大致包括會議名稱、使用者單位、姓名、性別、職務、發證日期、證件號碼等。有些重要證件還應貼一寸免冠半身照片，加蓋鋼印，以防僞造。
（九）發佈會議通知。
各項會議準備工作基本就緒後，要儘早發出開會通知，以便與會人員提前做好準備。一般分書面通知和口頭通知兩種。書面通知態度莊重嚴肅，備忘性好，參加人數較多或比較莊重的會議，宜發書面通知。口頭通知特別是電話通知，應擬一個電話通知稿，以便簡明、扼要、完整地進行通知。重要會議的通知發出後，應及時檢查並進行落實。
（十）制定會議須知。
會議須知的內容主要包括會議保密紀律、請假制度、會客制度、安全要求、作息時間和其他注意事項。
（十一）負責會議報到。
會議報到是指需要集中住宿的中大型會議的與會者到達開會地點並通知會議祕書部門。報到是會議祕書部門準確掌握與會人員到會情況並實施組織的重要一環。對於應該報到而未及時報到的，應注意催促。報到完畢後，應彙總情況，向會議領導報告。
（十二）會議祕書工作機構的設置和工作人員的調配。
日常工作性會議、小型會議，一般由常設會議祕書部門或固定的專職、兼職會議祕書工作人員負責會議工作。規模較大且又較重要的會議，需組織精幹有力的工作班子或成立大會祕書處，下設若干工作小組如祕書組、文件組、業務選舉組、簡報組、宣傳報道組、翻譯組、總務組、警衛組、交通組等。明確分工，各負其責，保證會議順利進行。
會議方案 篇7
****年度是山姆士事業蓬勃發展的一年，公司所取得的每一點進步和成功，離不開全體員工的的辛勤勞動和無私奉獻！爲增強企業凝聚力，表彰先進樹立楷模，激勵員工奮發上進，特制定20xx年度總結表彰會方案及評比方案。
一、會議名稱：****集團****年度總結表彰會
二、會議主題：總結工作，表彰先進，展望未來。
三、會議主持人：***、**
四、會議時間：****年*月**日（暫定）
會議地點：********
五、出席人數：集團領導、*********,合計約****人；
六、評優具體標準及內容：見附件《優秀員工及優秀團隊評選方案》
七、節目表演：
1．節目要求：形式以歌曲、舞蹈、小品、朗誦等爲主；以表現****公司的日常工作、生活爲題材，反映****公司的發展歷程，體現****員工的精神面貌爲宗旨。
2． 節目數量：****；
3． 審覈時間：年月日——年月日之間
八、會議工作組：
1．祕書組：負責會議進行過程中與會人員的發言的提示，控制娛樂節目時間及順序的正常進行。
負責部門：總經辦
2．資料組：制發會議通知、請柬和邀請函等，編寫會議方案、議程及領導人發言稿的收集和準備等。
負責部門：總經辦
3．組織組：①負責會前評選項目及獎項排序的最終確定和獎金的到位情況。
負責部門：人力資源部②負責會中與會人員簽到，編排位次，檢查引領與會人員入席。
負責部門：****部③文化娛樂活動的組織與安排。
負責部門：人力資源部④負責會後會場所有設備的清理，收回。
負責部門：總經辦
4．宣傳組：負責會場的背景佈置以及音響效果、燈光等、會議的宣傳報道以及攝影、錄像等工作。
負責部門：企劃部
5．後勤組：①負責會前各獎項錦旗、證書的製作等。
負責部門：企劃部
②負責主席臺排名及座次的佈置。
負責部門：總經辦
③負責會場中間信息的傳遞、茶水等安排工作。
負責部門：****部
④負責會場各種零星會議用品、資料的收尾工作。
負責部門：***部
6．保衛組：負責會場秩序以及清退會場中無關人員，保證會議地點的安全。
負責部門：保衛部總經辦
****年*月**日
會議方案 篇8
一、 會前準備
1、確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準備解決的問題更有效地獲得解決？
2、確定會議的目的。試圖達成什麼樣的結果？會議準備做出什麼樣的決定？準備取得什麼的行動方案？
3、準備議事日程。列出與會議目的有關的項目。依重要程度進行項目排序。把有關項目歸併爲一組。 限定每個項目的商議時間。
4、收集所有與會議所議項目有關的信息。如果太長、太多，將其要點摘錄出來。
5、會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。
6、根據要討論的問題限定與會人員。
7、在正式開會之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡要告訴大家。
二、會議期間控制
1、敘述會議的目的。
2、覈對並記錄與會者。
3、根據議事日程順序提出每個項目，然後進行討論，徵求有關與會者的意見。
4、給每一個人表述自己意見的機會。
5、控制討論過程。如果發生與論題無關或深入到不必要的細節上，應及時引導到議題本身。
6、如果討論變得複雜，出現各種不同的見解時，你要根據自己的理解將各種觀點加以概括。
7、堅持預定的時間，不要拖延。
8、在每個項目討論結束後加以概括，以便決策或達成結論。
9、在會議結束時，對已取得的結果進行概括。如確有必要進一步討論，可以推遲到下一次會議。
10、確定下次會議的議題和時間。
三、會後工作
1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應準確。會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人姓名、時間及標準。表明下次會議的日期和時間。
2、根據會議，對執行進行監督和檢查。
會前工作：
1、與會議主辦者洽談。
2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。
3、邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。
4、與會議主辦者確認會議接待方案。
5、與會議主辦者簽訂會議接待標準合同。
6、確認會議主辦者預付會議訂金事宜。
7、在會議舉辦前制定會議工作人員服務標準條例及會議接待手冊。
8、準備會議資料。（含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文祕服務。）
會中工作：
9、機場、碼頭、車站：專人、專車分批分時段按要求接站。
10、會議酒店現場：會議祕書分發會議資料，來客接待。
11、會議祕書協助會場佈置及會場的會務服務。
12、會議祕書在會議接待（報到）處協助會務組確認和分發房間，確認VIP用房及整理記錄有關信息。協助分發會議禮品及房間派送水果等會務工作。
13、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。
14、提前確認會議代表（客戶）的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。
15、確認旅遊公司爲該會議提供的旅遊考察的吃、住、行、遊、購、娛安排事宜（日程安排、房餐車導遊等安排）。
16、確認並保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。
17、確認特殊客人（含領導、少數民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。
18、協調會議期間的交通工具的安排。
19、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委託代辦服務。
會後工作：
20、會務服務的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。
21、會議資料、領導講話稿、代表發言稿、新聞報道資料的彙總結書工作及印刷代表通訊錄。
22、與會議主辦者的費用結算工作。
